Was ist das E-Buch (E-Defter) und für welche Unternehmen ist es Pflicht?

Kurz zur Frage, was ein e-Defter ist: Es ist die elektronische Fassung des nach dem Steuerverfahrensgesetz (VUK) und dem Handelsgesetzbuch (TTK) zwingend zu führenden Journals (Yevmiye) und Hauptbuchs (Defter-i Kebir), erstellt als Datei im von der Steuerverwaltung (GİB) festgelegten Standard, mit dem finanziellen Siegel oder einer qualifizierten elektronischen Signatur signiert und mit einer Bestätigung (Berat) versehen. Seit dem 1. Januar 2025 unterliegen alle Steuerpflichtigen, die Bücher nach dem Bilanzprinzip führen, diesem System. Das Papierbuch ist für sie keine Option mehr.

In diesem Beitrag erklären wir, wie sich das e-Defter vom Papierbuch unterscheidet, wen die Pflicht erfasst, bis wann die Berat-Dateien hochzuladen sind und wie die Bücher aufzubewahren sind. Grundlage ist die aktuelle, durch die Mitteilungen Nr. 2, 3, 4, 5 und 6 geänderte Fassung der Allgemeinen Mitteilung zum elektronischen Buch Nr. 1, die die GİB unter edefter.gov.tr veröffentlicht.

Was ist ein e-Defter und worin unterscheidet es sich vom Papierbuch?

Das e-Defter ändert nicht die Form des Buches, sondern das Medium. Der Inhalt der Buchungen, der Kontenplan und die Buchungsfristen nach Artikel 219 VUK bleiben gleich. Geändert werden die Erstellung als elektronische Datei ohne Papierausdruck und das Bestätigungsverfahren.

Beim Papierbuch erteilt der Notar die Eröffnungs- und Schlussbestätigung. Beim e-Defter gilt der Erhalt der Berat für den ersten Monat des Geschäftsjahres als Eröffnungsbestätigung und der Erhalt der Berat für den letzten Monat als Schlussbestätigung. Die Berat der übrigen Monate ersetzen ebenfalls die notarielle Bestätigung dieser Monate. Ein nach der Mitteilung so erstelltes und zusammen mit seiner Berat aufbewahrtes Buch ist ein gesetzliches Buch im Sinne des VUK und des TTK.

Hier wird oft etwas übersehen. Die Berat-Bestätigung der GİB beglaubigt nicht die Richtigkeit der Buchungen und bedeutet keine Steuerprüfung. Die Berat belegt lediglich, dass die Datei nachträglich nicht verändert wurde; für die Wahrheitsgemäßheit der Buchungen haftet der Buchinhaber.

Welche Bücher werden elektronisch geführt?

Kern des Systems sind das Journal und das Hauptbuch. Das Inventarbuch ist für e-Defter-Nutzer dagegen optional: Mit der Ankündigung der GİB vom 13. Oktober 2025 können alle, die das Inventarbuch ab dem 1. Januar 2026 elektronisch führen möchten, dies über den „Antrag auf Führung des Inventarbuchs“ im Digitalen Finanzamt (Dijital Vergi Dairesi) beantragen. Beim Inventarbuch gibt es keinen monatlichen Upload; es werden zwei Berat für den ersten und den letzten Tag des Zeitraums eingeholt.

Wer Bücher nach dem Betriebsrechnungsprinzip (işletme hesabı) führt, unterliegt nicht diesem System, sondern dem Defter-Beyan-System. Für diese Steuerpflichtigen gilt bei den Rechnungen weiterhin eine eigene Schwelle; Einzelheiten dazu finden Sie unter Grenze für die e-Arşiv-Rechnung erläutert.

Für wen gilt die e-Defter-Pflicht?

Die e-Defter-Pflicht beginnt damit, dass Sie zu einer von vier Gruppen gehören. Nach Abschnitt 3.2 der Mitteilung müssen die folgenden Steuerpflichtigen am e-Defter teilnehmen:

• Steuerpflichtige, die zur Umstellung auf die e-Fatura (elektronische Rechnung) verpflichtet sind.
• Gesellschaften, die nach Artikel 397 Absatz vier des Handelsgesetzbuchs (TTK) der unabhängigen Prüfung unterliegen.
• Steuerpflichtige, die nach dem Bilanzprinzip Bücher führen müssen, sowie solche, die das Bilanzprinzip freiwillig wählen.
• Steuerpflichtige, die die GİB nach Analyse oder Prüfung als riskant einstuft und denen sie schriftlich mitteilt, dass sie mindestens 3 Monate Vorbereitungszeit erhalten.

Die Mitteilung nimmt einige Gruppen aus. Nicht erfasst sind Vereine, Stiftungen, Gewerkschaften und Kammern, die nach dem VUK nicht buchführungspflichtig sind, von der Körperschaftsteuer befreite Genossenschaften sowie Steuerpflichtige in Insolvenz für die Dauer des Insolvenzbeschlusses. Die in den Anlagelisten des Gesetzes über die öffentliche Finanzverwaltung und Kontrolle aufgeführten Verwaltungen können auf Wunsch teilnehmen.

Fast alle Gesellschaften mit ausländischen Gesellschaftern werden als Ltd. Şti. (GmbH) oder A.Ş. (AG) gegründet und führen ihre Bücher nach dem Bilanzprinzip. Für einen Investor, der in der Türkei eine Gesellschaft gründet, ist das e-Defter daher eine Pflicht, die mit den Buchungen des ersten Monats beginnt.

Übergangsschwellen zum e-Defter 2025: Warum ist die Umsatzgrenze nicht entscheidend?

Die Antwort auf die Frage nach den e-Defter-Übergangsschwellen 2025 liegt in zwei Änderungen Ende 2024. Die im Amtsblatt vom 8. November 2024 veröffentlichte Mitteilung Nr. 5 und die Mitteilung Nr. 6 vom 31. Dezember 2024 bezogen Steuerpflichtige, die Bücher nach dem Bilanzprinzip führen, ab dem 1. Januar 2025 unmittelbar in das e-Defter ein. Damit ist die Diskussion über Umsatzschwellen für eine Gesellschaft mit Bilanzprinzip beendet.

Der Umsatz spielt noch auf einem einzigen Weg eine Rolle: bei der e-Fatura-Pflicht. Ein Steuerpflichtiger, der auf die e-Fatura umstellen muss, muss auch auf das e-Defter umstellen, und zwar innerhalb der Umstellungsfrist für die e-Fatura. Die Umsatzschwellen und Branchen, für die die e-Fatura verpflichtend ist, finden Sie unter Pflicht zur Umstellung auf die e-Fatura 2026 behandelt.

Wann beginnen neu gegründete Gesellschaften?

Eine nach 2025 gegründete Gesellschaft, die ihre Bücher nach dem Bilanzprinzip führt, führt das e-Defter ab dem Tag der Geschäftsaufnahme. Die Auswahl einer kompatiblen Software und der Antrag auf das finanzielle Siegel im ersten Gründungsmonat sind deshalb Teil des Gründungsfahrplans. Steuerpflichtige, die im Laufe des Geschäftsjahres auf das e-Defter umstellen, lassen ihre alten Papierbücher innerhalb eines Monats nach der Umstellung mit einer Schlussbestätigung abschließen.

Für Steuerpflichtige, die trotz Verpflichtung keinen Antrag stellen, eröffnet die GİB das e-Defter-Konto von Amts wegen. In diesem Fall gelten nach dem Umstellungsdatum geführte Papierbücher als nicht geführt; auch dass die Mitteilung Sie nicht erreicht hat, hebt die Pflicht nicht auf.

Was ist für die Anmeldung zum e-Defter erforderlich?

Der Antrag wird elektronisch über edefter.gov.tr gestellt und setzt drei Voraussetzungen voraus. Juristische Personen müssen ein finanzielles Siegel (Mali Mühür) oder das Passwort des Digitalen Finanzamts bzw. von e-Devlet besitzen, natürliche Personen zusätzlich dazu eine qualifizierte elektronische Signatur (NES). Außerdem muss die verwendete Buchhaltungssoftware von der GİB eine Kompatibilitätsfreigabe erhalten haben.

Signatur und Upload müssen nicht persönlich durch den Steuerpflichtigen erfolgen. Diese Befugnis kann durch eine beim Notar ausgestellte Sondervollmacht oder eine über das Digitale Finanzamt erteilte Einverständniserklärung an einen Angehörigen der steuerberatenden Berufe, ein kompatibles Softwareunternehmen oder einen zugelassenen privaten Integrator übertragen werden. Die Monate und Zeiträume, für die die Befugnis gilt, müssen ausdrücklich genannt sein. Die Übertragung entbindet den Steuerpflichtigen nicht von der Verantwortung für versäumte Fristen.

Wann laufen die Fristen für den Berat-Upload des e-Defter ab?

Einkommensteuerpflichtige, die den monatlichen Upload gewählt haben, laden die e-Defter- und Berat-Dateien eines Monats bis zum Ende des 10. Tages des vierten Folgemonats hoch, übrige Steuerpflichtige wie Körperschaftsteuerpflichtige bis zum Ende des 14. Tages. Für den letzten Monat des Geschäftsjahres ist die Frist der 10. bzw. 14. des Monats nach dem Monat, in dem die Jahreserklärung abzugeben ist. Bis zu diesem Datum müssen die Dateien erstellt, mit Zeitstempel signiert und die von der GİB bestätigte Berat eingeholt sein.

Die Mitteilung kennt auch eine zweite Option: den Upload nach vorläufigen Steuerperioden. Bei dieser Wahl wird die Datei jedes Monats weiterhin gesondert erstellt, die Berat von drei Monaten werden aber bis zum 10. bzw. 14. des Monats nach dem Monat der Abgabe der vorläufigen Steuererklärung hochgeladen. Für eine Gesellschaft mit dem Kalenderjahr als Geschäftsjahr sieht die Übersicht für 2026 so aus:

Bei Einkommensteuerpflichtigen gilt dieselbe Übersicht mit dem 10. Tag des Monats. Gesellschaften mit abweichendem Geschäftsjahr verschieben die Termine entsprechend den Anfangs- und Endmonaten ihres Geschäftsjahres. Der Dezember-Abschluss hängt von der Jahreserklärung ab: Da die Körperschaftsteuererklärung 2026 für die Körperschaftsteuer mit allgemeinem Satz von 25 % nach dem Körperschaftsteuergesetz Nr. 5520 im April 2027 abzugeben ist, ist der letzte Tag für die Berat des Dezemberabschlusses 2026 der 14. Mai 2027.

Wann wird die Upload-Wahl getroffen?

Die Wahl wird im ersten Monat jedes Geschäftsjahres über den Bildschirm „Informationen aktualisieren“ der e-Defter-Anwendung mitgeteilt. Nach der Ankündigung der GİB vom 20. Januar 2026 galten Steuerpflichtige, die ihre Wahl für 2026 nicht bis zum 2. Februar 2026 mitgeteilt hatten, als für den „monatlichen Upload“ entschieden. Die Wahl des Vorjahres wird, solange sie nicht geändert wird, auf die folgenden Zeiträume übertragen; wer im Laufe des Jahres den Betrieb aufnimmt, trifft seine Wahl bis zum Ende des Monats der Geschäftsaufnahme.

Welche Option geeignet ist, hängt von der Abschlussdisziplin der Gesellschaft ab. Der Upload nach vorläufigen Steuerperioden fasst drei Monate in einem Zug zusammen und verringert so den Arbeitsaufwand. Dafür stellt die Mitteilung bei dieser Wahl ausdrücklich klar, dass bei versäumten Fristen die Sanktion für jeden Monat gesondert beurteilt wird.

Können die Fristen verlängert werden?

Ja. Ziffer 4.3.6 der Mitteilung ermächtigt die GİB, die Fristen um bis zu einen Monat zu verlängern, und diese Befugnis wird von Zeit zu Zeit genutzt. Beispielsweise wurde mit dem Rundschreiben VUK-202/2026-8 die Frist für Dateien, die bis zum Ende des 10. Juni 2026 und des 15. Juni 2026 hochzuladen waren, auf den 30. Juni 2026 verlängert. Im Vertrauen auf eine Verlängerung zu planen ist jedoch nicht ratsam; die Berat-Fristen wirken sich auch nicht auf die Fristen für Steuererklärung und Zahlung aus.

Der Berat-Upload des e-Defter in 5 Schritten

Der Berat-Upload ist das letzte Glied des Monatsabschlusses. Nach der technischen Architekturbeschreibung der GİB läuft der Prozess in folgender Reihenfolge ab:

• Schließen Sie die Buchungen des Monats ab und erstellen Sie in der kompatiblen Software die Dateien für Journal und Hauptbuch im Format XBRL GL.
• Signieren Sie die erstellte Buchdatei mit dem finanziellen Siegel oder der NES mit Zeitstempel.
• Erzeugen Sie aus der Buchdatei die Berat-Datei und signieren Sie diese auf dieselbe Weise.
• Packen Sie die signierten Dateien und laden Sie sie in die e-Defter-Anwendung hoch oder senden Sie sie über den Webservice.
• Laden Sie die mit dem finanziellen Siegel der GİB bestätigte Berat herunter, bewahren Sie sie zusammen mit der zugehörigen Buchdatei auf und prüfen Sie, ob die Aufbewahrungskopie hochgeladen wurde.

Die Schema- und Schematron-Prüfungen der Software weisen eine Datei mit fehlenden oder fehlerhaften Buchungen bereits beim Upload zurück. Genau hier tritt in der Praxis auch das häufigste Problem auf: Bei einem auf den letzten Tag verschobenen Monat hält eine einzige fehlerhafte Journalbuchung das gesamte Paket auf. Wer den Abschluss einige Tage vor Fristende beendet, verringert dieses Risiko deutlich.

Fällt das finanzielle Siegel oder das E-Signatur-Gerät aus Gründen aus, die der Steuerpflichtige nicht zu vertreten hat, oder wird es gestohlen, wird dies der GİB mit Unterlagen gemeldet, die den Antrag auf ein neues Gerät belegen. Nach Beschaffung des neuen Geräts müssen die Dateien spätestens innerhalb von drei Werktagen signiert und hochgeladen werden.

Aufbewahrung des e-Defter: Wo und wie lange?

Die Aufbewahrungspflicht für das e-Defter besteht aus zwei Ebenen. Die Originaldateien werden in den eigenen IT-Systemen des Steuerpflichtigen innerhalb der Grenzen der Türkei aufbewahrt. Zusätzlich werden Kopien in den Systemen der GİB oder dafür zugelassener privater Integratoren gespeichert.

Nach Angaben der Steuerverwaltung (GİB) werden Kopien der e-Defter- und Berat-Dateien ab dem 1. Januar 2020 mindestens 10 Jahre lang in diesen Systemen verwahrt. Auch der Upload der Kopien richtet sich nach demselben Kalender wie die Berat-Upload-Fristen. Die Originaldateien werden für die in den Steuergesetzen und im Handelsgesetzbuch vorgesehenen Aufbewahrungsfristen so geschützt, dass sie vollständig und lesbar vorgelegt werden können.

Bei der Aufbewahrung sollten Sie auf drei Punkte achten:

• Der Papierausdruck des e-Defter hat rechtlich keine Wirkung; maßgeblich sind die signierte elektronische Datei und ihre Berat.
• Eine auf dem Server der Muttergesellschaft im Ausland geführte Kopie erfüllt die Aufbewahrungspflicht in der Türkei nicht.
• Dass die Aufbewahrungskopie beim Integrator liegt, hebt Ihre Pflicht nicht auf, das Buch auf Verlangen der Verwaltung vorzulegen.

Werden die Aufzeichnungen durch höhere Gewalt zerstört und sind auch die Kopien nicht zu beschaffen, ist innerhalb von 30 Tagen ab Kenntnis bei dem zuständigen Gericht eine Verlustbescheinigung zu beantragen. Die Bücher können nach Vorlage der Verlustbescheinigung bei der GİB mit der anschließend erteilten schriftlichen Genehmigung neu erstellt und hochgeladen werden.

Was passiert, wenn die Berat nicht fristgerecht hochgeladen wird?

Nach der Mitteilung finden auf Steuerpflichtige, die e-Defter- und Berat-Dateien nicht fristgerecht erstellen, signieren, hochladen oder verspätet hochladen, die Strafvorschriften des VUK Anwendung. Da Art und Höhe der Sanktion von der Art des Verstoßes abhängen, wäre die Nennung einer einzelnen Zahl irreführend. Schwerer wiegt die Folge, wenn ein erfasster Steuerpflichtiger seine Bücher in Papierform führt: Diese Bücher gelten als nicht geführt.

Steuerpflichtigen, die Verfahren und Grundsätze nicht einhalten und trotz Verwarnung keine Maßnahmen ergreifen, kann auch die e-Defter-Erlaubnis entzogen werden. Ein Steuerpflichtiger, dessen Erlaubnis entzogen wird, kann die Anwendung ein Jahr lang nicht nutzen. Deshalb empfehlen wir, den Berat-Kalender als Compliance-Kalender zu betrachten, den nicht nur das Buchhaltungsteam, sondern auch die Geschäftsleitung im Blick hat.

Was beobachten wir bei Akal CPA im e-Defter-Prozess?

Wenn wir mit einem neuen Mandanten zu arbeiten beginnen, prüfen wir zuerst die Buchart, den Zeitpunkt der Umstellung auf das e-Defter und die Kompatibilitätsfreigabe der verwendeten Software. Anschließend klären wir die Upload-Wahl, den Umfang der Einverständniserklärung und das System, in dem die Aufbewahrungskopie geführt wird. Wenn wir den Monatsabschluss rückwärts vom Berat-Fristende her planen, vermeiden wir bei Gesellschaften mit ausländischen Gesellschaftern zudem Überschneidungen mit dem Berichtskalender der Muttergesellschaft.

Die Einrichtung des e-Defter führen wir zusammen mit Ihrer e-Fatura- und e-Arşiv-Ordnung im Rahmen unseres Beratung zu E-Transformation und E-Rechnung Services durch. Unsere weiteren Beiträge zu Steuererklärungen und digitaler Transformation finden Sie in der Kategorie Steuerrecht . Den aktuellen Text der Mitteilung und die Leitfäden finden Sie auf der Seite zu Rechtsvorschriften und technischer Architektur der e-Defter-Website der GİB, die Erläuterung zur Upload-Wahl 2026 in der Ankündigung der GİB vom 20. Januar 2026 .