Qu’est-ce que le e-Defter (livres comptables électroniques) et pour quelles sociétés est-il obligatoire ?

La réponse courte à la question « qu'est-ce que l'e-Defter ? » est la suivante : l'e-Defter est la forme du livre-journal (yevmiye defteri) et du grand livre (defter-i kebir), tenus obligatoirement en vertu du Code de procédure fiscale (VUK) et du Code de commerce turc (TTK), établis sous forme de fichier électronique selon le standard fixé par l'Administration des revenus (GİB), signés au moyen d'un sceau financier ou d'un certificat électronique qualifié, et dotés d'un berat (certificat d'approbation). Depuis le 1 janvier 2025, tous les contribuables qui tiennent leur comptabilité selon la méthode du bilan relèvent de ce système. Pour eux, le livre papier n'est plus une option.

Dans cet article, nous expliquons en quoi l'e-Defter diffère du livre papier, quels contribuables sont concernés par l'obligation, jusqu'à quelle date les fichiers berat doivent être déposés et comment les livres doivent être conservés. Nous nous sommes fondés sur la version actuelle de la Communication générale n° 1 sur le livre électronique, telle que modifiée par les Communications n° 2, 3, 4, 5 et 6, publiée par la GİB sur edefter.gov.tr.

Qu'est-ce que l'e-Defter et en quoi diffère-t-il du livre papier ?

L'e-Defter change le support du livre, non sa forme. Le contenu des écritures, le plan comptable et les délais de conservation de l'article 219 du Code de procédure fiscale restent identiques ; ce qui change, c'est que le livre est établi sous forme de fichier électronique, sans impression sur papier, et que la méthode d'approbation est différente.

Pour le livre papier, c'est le notaire qui donne la certification d'ouverture et de clôture. Avec l'e-Defter, l'obtention du berat du premier mois de l'exercice comptable tient lieu de certification d'ouverture, et celle du berat du dernier mois tient lieu de certification de clôture. Les berat des autres mois correspondent à la certification notariale de ces mois. Selon la Communication, le livre établi de cette manière et conservé avec son berat est un livre légal valable au regard du Code de procédure fiscale et du Code de commerce turc.

Un point est souvent négligé ici. L'approbation du berat par la GİB n'atteste pas l'exactitude des écritures du livre et ne constitue pas un contrôle fiscal. Le berat prouve uniquement que le fichier n'a pas été modifié après coup ; le titulaire du livre reste responsable de la conformité des écritures à la réalité.

Quels livres sont tenus par voie électronique ?

Le livre-journal et le grand livre sont au cœur du dispositif. Le livre d'inventaire, lui, est facultatif pour les utilisateurs de l'e-Defter : depuis l'annonce de la GİB du 13 octobre 2025, ceux qui souhaitent tenir le livre d'inventaire par voie électronique à partir du 1 janvier 2026 peuvent déposer une demande au moyen de la « Demande d'inscription du livre d'inventaire » (Envanter Defteri Başvuru Dilekçesi) sur le Bureau des impôts numérique. Le livre d'inventaire ne donne pas lieu à un dépôt mensuel ; deux berat sont obtenus, pour le premier et le dernier jour de la période.

Les contribuables qui tiennent leur comptabilité selon la méthode du compte d'exploitation (işletme hesabı) relèvent non pas de ce système, mais du Système Défter-Beyan (registre-déclaration). Un seuil distinct reste applicable à ces contribuables en matière de factures ; nous en détaillons le contenu dans notre article sur le seuil de la facture e-Arşiv .

Qui est tenu d'utiliser l'e-Defter ?

L'obligation d'e-Defter commence dès que vous entrez dans l'un des quatre groupes. Selon la section 3.2 de la Communication, les contribuables suivants doivent adhérer à l'application e-Defter :

• Les contribuables tenus de passer à l'application e-Facture (e-Fatura).
• Les sociétés soumises à l'audit indépendant en vertu du quatrième alinéa de l'article 397 du Code de commerce turc.
• Ceux qui sont tenus de tenir leur comptabilité selon la méthode du bilan et ceux qui choisissent volontairement la méthode du bilan.
• Les contribuables que la GİB juge à risque à l'issue d'une analyse ou d'un contrôle et auxquels elle notifie par écrit un délai de préparation d'au moins 3 mois.

La Communication exclut certains groupes. Les organismes tels que les associations, fondations, syndicats et chambres qui n'ont pas d'obligation de tenue de livres au titre du Code de procédure fiscale, les coopératives exonérées de l'impôt sur les sociétés et les contribuables en faillite pendant la durée de la décision de faillite ne sont pas soumis à l'obligation. Les administrations figurant dans les tableaux annexés à la Loi sur la gestion et le contrôle financiers publics peuvent, quant à elles, participer à l'application si elles le souhaitent.

Presque toutes les sociétés à capitaux étrangers sont constituées sous forme de société à responsabilité limitée ou de société anonyme et tiennent leur comptabilité selon la méthode du bilan. C'est pourquoi, pour un investisseur qui constitue une société en Türkiye, l'e-Defter est une obligation qui commence dès les écritures du premier mois.

Seuils de passage à l'e-Defter en 2025 : pourquoi le chiffre d'affaires n'est pas déterminant

La réponse à la question des seuils de passage à l'e-Defter en 2025 se trouve dans deux modifications intervenues fin 2024. La Communication n° 5, publiée au Journal officiel du 8 novembre 2024, et la Communication n° 6 du 31 décembre 2024 ont placé directement dans le champ de l'e-Defter, à compter du 1 janvier 2025, les contribuables qui tiennent leur comptabilité selon la méthode du bilan. Le débat sur le seuil de recettes a ainsi pris fin pour une société relevant de la méthode du bilan.

Le chiffre d'affaires reste important par un seul biais : l'obligation d'e-Facture. Le contribuable tenu de passer à l'e-Facture doit aussi passer à l'e-Defter, et ce passage s'effectue pendant le délai de transition vers l'e-Facture. Pour connaître les seuils de recettes et les secteurs qui rendent l'e-Facture obligatoire, consultez obligation de passage à la e-Fatura en 2026 article.

Quand les sociétés nouvellement créées commencent-elles ?

Une société constituée après 2025 et qui tiendra sa comptabilité selon la méthode du bilan tient l'e-Defter à compter de sa date de début d'activité. Le choix d'un logiciel compatible et la demande de sceau financier au cours du premier mois de la constitution font donc partie du calendrier de constitution. Les contribuables qui passent à l'e-Defter en cours d'exercice font certifier la clôture de leurs anciens livres papier dans un délai d'un mois suivant le passage.

Lorsqu'un contribuable tenu à l'obligation ne dépose pas de demande, la GİB ouvre d'office son compte e-Defter. Dans ce cas, les livres papier tenus après la date de passage sont réputés n'avoir jamais été tenus ; le fait que la notification ne vous soit pas parvenue ne supprime pas non plus l'obligation.

Que faut-il pour s'inscrire à l'application e-Defter ?

La demande se fait par voie électronique sur edefter.gov.tr et repose sur trois conditions préalables. Les personnes morales doivent avoir obtenu un sceau financier ou un mot de passe du Bureau des impôts numérique ou d'e-Devlet (e-gouvernement), et les personnes physiques doivent en outre disposer d'un certificat électronique qualifié (NES). Le logiciel comptable utilisé doit également avoir reçu l'approbation de compatibilité de la GİB.

Le contribuable n'est pas tenu de procéder lui-même à la signature et au dépôt. Cette habilitation peut être déléguée à un professionnel du chiffre, à un éditeur de logiciel compatible ou à un intégrateur privé agréé, au moyen d'une procuration spéciale établie chez un notaire ou d'une lettre de consentement (muvafakatname) délivrée via le Bureau des impôts numérique. Les mois et périodes couverts par l'habilitation doivent être indiqués clairement. La délégation de pouvoir ne décharge pas le contribuable de sa responsabilité en cas de délais manqués.

Quand expirent les délais de dépôt du berat de l'e-Defter ?

Les contribuables assujettis à l'impôt sur le revenu qui choisissent le dépôt mensuel déposent les fichiers e-Defter et berat d'un mois au plus tard à la fin du 10e jour du quatrième mois suivant ce mois, et les autres contribuables, tels que ceux assujettis à l'impôt sur les sociétés, au plus tard à la fin du 14e jour. Pour le dernier mois de l'exercice, le délai est le 10 ou le 14 du mois suivant celui où la déclaration annuelle est déposée. À cette date, les fichiers doivent avoir été établis, signés avec horodatage et dotés du berat approuvé par la GİB.

La Communication prévoit aussi une seconde option : le dépôt par période d'impôt provisionnel. Dans ce cas, le fichier de chaque mois est toujours préparé séparément, mais les berat des trois mois sont déposés au plus tard le 10 ou le 14 du mois suivant celui où la déclaration d'impôt provisionnel est déposée. Pour une société dont l'exercice correspond à l'année civile, le tableau pour 2026 est le suivant :

Pour les contribuables assujettis à l'impôt sur le revenu, le même tableau s'applique avec le 10e jour du mois. Les sociétés qui utilisent un exercice spécial décalent les dates en fonction des mois de début et de fin de leur propre période. La clôture de décembre dépend de la déclaration annuelle : selon la Loi n° 5520 relative à l'impôt sur les sociétés, le taux général de l'impôt sur les sociétés étant de 25 %, la déclaration 2026 sera déposée en avril 2027 ; la date limite du berat de clôture de décembre 2026 est donc le 14 mai 2027.

Quand effectue-t-on le choix du mode de dépôt ?

Le choix est communiqué au cours du premier mois de chaque exercice, depuis l'écran « Mise à jour des informations » (Bilgi Güncelle) de l'application e-Defter. Selon l'annonce de la GİB du 20 janvier 2026, les contribuables qui n'avaient pas communiqué leur choix pour 2026 avant le 2 février 2026 ont été réputés avoir choisi le « dépôt mensuel ». Le choix de l'année précédente est reconduit pour les périodes suivantes tant qu'il n'est pas modifié ; ceux qui démarrent leur activité en cours d'année effectuent leur choix au plus tard à la fin du mois de début d'activité.

L'option adaptée dépend de la discipline de clôture de la société. Le dépôt par période d'impôt provisionnel regroupe trois mois en une seule fois et allège donc la charge de travail. En revanche, la Communication précise expressément que, dans ce cas, les sanctions en cas de délai manqué sont appréciées séparément pour chaque mois.

Les délais peuvent-ils être prorogés ?

Oui. L'alinéa 4.3.6 de la Communication confère à la GİB le pouvoir de proroger les délais jusqu'à un mois, et ce pouvoir est utilisé de temps à autre. Par exemple, par la circulaire n° VUK-202/2026-8, le délai des fichiers à déposer au plus tard à la fin du 10 juin 2026 et du 15 juin 2026 a été prorogé au 30 juin 2026. Il n'est toutefois pas prudent de planifier en comptant sur une prorogation ; les délais du berat n'ont pas non plus d'incidence sur les délais de déclaration et de paiement.

Le processus de dépôt du berat de l'e-Defter en 5 étapes

Le dépôt du berat de l'e-Defter est le dernier maillon de la clôture mensuelle. Selon la description de l'architecture technique de la GİB, le processus se déroule dans l'ordre suivant :

• Finalisez les écritures comptables du mois et générez, dans le logiciel compatible, les fichiers du livre-journal et du grand livre au format XBRL GL.
• Signez le fichier de livre généré, avec horodatage, au moyen du sceau financier ou du NES.
• Générez le fichier berat à partir du fichier de livre et signez-le de la même manière.
• Regroupez les fichiers signés en un paquet et déposez-les dans l'application e-Defter, ou envoyez-les par service web.
• Téléchargez le berat approuvé par le sceau financier de la GİB, conservez-le avec le fichier de livre correspondant et vérifiez que la copie de conservation a bien été déposée.

Les contrôles de schéma et de schematron du logiciel rejettent à l'étape du dépôt un fichier comportant des écritures manquantes ou erronées. C'est aussi là que se situe le problème que nous rencontrons le plus souvent sur le terrain : dans un mois laissé au dernier jour, une seule écriture de journal erronée bloque l'ensemble du paquet. Terminer la clôture quelques jours avant l'échéance réduit en grande partie ce risque.

Si l'outil de sceau financier ou de signature électronique tombe en panne ou est volé pour une raison indépendante de la volonté du contribuable, la situation est notifiée à la GİB avec les documents attestant la demande d'un nouvel outil. Une fois le nouvel outil obtenu, les fichiers doivent être signés et déposés dans un délai maximal de trois jours ouvrables.

Conservation de l'e-Defter : où et pour combien de temps ?

L'obligation de conservation de l'e-Defter comporte deux niveaux. Les fichiers originaux sont conservés dans les propres systèmes informatiques du contribuable et sur le territoire de la Türkiye. Par ailleurs, des copies sont conservées dans les systèmes de la GİB ou des intégrateurs privés qui y ont été autorisés.

Selon l'Administration des revenus, les copies des fichiers e-Defter et berat sont conservées dans ces systèmes pendant au minimum 10 ans à compter du 1 janvier 2020. Le dépôt des copies est lui aussi soumis au même calendrier que celui du dépôt du berat. Les fichiers originaux, eux, sont conservés pendant les durées de conservation prévues par les lois fiscales et le Code de commerce turc, de manière complète et de façon à pouvoir être présentés sous une forme lisible.

Trois points d'attention en matière de conservation :

• Le tirage papier de l'e-Defter n'a aucune valeur juridique ; seuls comptent le fichier électronique signé et son berat.
• Une copie conservée sur le serveur de la société mère à l'étranger ne satisfait pas à l'obligation de conservation en Türkiye.
• Le fait que la copie de conservation se trouve chez l'intégrateur ne vous dispense pas de votre devoir de présenter le livre lorsque l'administration le demande.

Si les registres sont détériorés par force majeure et que les copies ne peuvent pas non plus être obtenues, un certificat de perte est demandé au tribunal compétent dans un délai de 30 jours à compter de la prise de connaissance de la situation. Les livres peuvent être reconstitués et déposés avec l'autorisation écrite délivrée après la remise du certificat de perte à la GİB.

Que se passe-t-il si le berat n'est pas déposé dans les délais ?

Selon la Communication, les dispositions pénales du Code de procédure fiscale s'appliquent aux contribuables qui n'établissent pas, ne signent pas, ne déposent pas ou déposent tardivement les fichiers e-Defter et berat dans les délais. Comme la nature et le montant de la sanction dépendent de la nature de l'infraction, donner un chiffre unique serait trompeur. La conséquence plus lourde est en revanche qu'un contribuable relevant du champ tienne ses livres sur support papier ; ces livres sont réputés n'avoir jamais été tenus.

L'autorisation d'e-Defter des contribuables qui ne respectent pas les procédures et principes et ne prennent aucune mesure malgré un avertissement peut également être annulée. Le contribuable dont l'autorisation est annulée ne peut pas bénéficier de l'application pendant un an. C'est pourquoi nous vous recommandons de considérer le calendrier du berat comme un calendrier de conformité suivi non seulement par l'équipe comptable, mais aussi par la direction de la société.

Chez Akal CPA, que suivons-nous dans le processus e-Defter ?

Lorsque nous commençons à travailler avec un nouveau client, nous vérifions d'abord le type de livre, la date de passage à l'e-Defter et l'approbation de compatibilité du logiciel utilisé. Nous précisons ensuite le choix de dépôt, l'étendue de la lettre de consentement et le système dans lequel la copie de conservation est tenue. Planifier la clôture mensuelle à rebours à partir de la date limite du berat permet aussi, pour les sociétés à capitaux étrangers, d'éviter les chevauchements avec le calendrier de reporting de la société mère.

Nous mettons en place l'e-Defter, avec votre dispositif e-Facture et e-Arşiv, dans le cadre de notre service de service de conseil en transformation numérique et e-facture conseil en transformation électronique et e-facture. Vous trouverez nos autres articles sur les déclarations et la transformation électronique dans la catégorie législation fiscale de la législation fiscale. Le texte actuel de la Communication et les guides figurent sur la page de la réglementation et de l'architecture technique du site e-Defter de la GİB, et l'explication relative au choix de dépôt 2026 figure dans l'annonce de la GİB du 20 janvier 2026 .