¿Qué es el libro electrónico (e-Defter) y para qué empresas es obligatorio?

La respuesta breve a qué es el e-Defter: es la versión electrónica del libro diario y del libro mayor (defter-i kebir), de llevanza obligatoria conforme a la Ley de Procedimiento Tributario (VUK) y al Código de Comercio de Türkiye (TTK), preparada como archivo electrónico en el estándar fijado por la Administración de Ingresos (GİB), firmada con sello financiero (mali mühür) o certificado electrónico cualificado y con el berat obtenido. Desde el 1 de enero de 2025, todos los contribuyentes que llevan contabilidad por el sistema de balance están incluidos en este sistema. Para ellos, el libro en papel ya no es una opción.

En este artículo explicamos en qué se diferencia el e-Defter del libro en papel, a quiénes alcanza la obligación, hasta qué fecha deben cargarse los archivos de berat y cómo se conservan los libros. Como base hemos tomado la versión vigente del Comunicado General del Libro Electrónico n.º 1, que GİB publica en edefter.gov.tr, tal como fue modificado por los Comunicados n.º 2, 3, 4, 5 y 6.

¿Qué es el e-Defter y en qué se diferencia del libro en papel?

El e-Defter cambia el soporte del libro, no su forma. El contenido de los asientos, el plan de cuentas y los plazos de registro del artículo 219 de la Ley de Procedimiento Tributario siguen igual; lo que cambia es que el libro se crea como archivo electrónico, sin imprimirse en papel, y que varía el método de aprobación.

En el libro en papel, la aprobación de apertura y cierre la otorga el notario. En el e-Defter, en cambio, la obtención del berat del primer mes del ejercicio contable sustituye a la aprobación de apertura y la del berat del último mes sustituye a la de cierre. Los berat de los demás meses equivalen igualmente a la aprobación notarial de esos meses. Según el Comunicado, el libro creado de este modo y conservado junto con su berat es un libro legal válido en el marco de la Ley de Procedimiento Tributario y del Código de Comercio de Türkiye.

Aquí hay un punto que a menudo pasa inadvertido. La aprobación del berat por GİB no certifica que los asientos del libro sean correctos ni implica una inspección tributaria. El berat solo prueba que el archivo no ha sido modificado posteriormente; el titular del libro es responsable de que los asientos se ajusten a la realidad.

¿Qué libros se llevan en formato electrónico?

El núcleo del sistema es el libro diario y el libro mayor. El libro de inventarios, en cambio, es opcional para los usuarios del e-Defter: con el anuncio de GİB de 13 de octubre de 2025, quienes deseen llevar el libro de inventarios en formato electrónico a partir del 1 de enero de 2026 pueden solicitarlo mediante el “Formulario de solicitud del libro de inventarios” en la Oficina Tributaria Digital (Dijital Vergi Dairesi). El libro de inventarios no tiene carga mensual; se obtienen dos berat, correspondientes al primer y al último día del período.

Quienes llevan contabilidad por el sistema de explotación (işletme hesabı) no están comprendidos en este sistema, sino en el Sistema de Libro y Declaración (Defter-Beyan Sistemi). Para estos contribuyentes sigue vigente un umbral distinto en el ámbito de las facturas; para más detalles, consulte límite de factura e-Arşiv artículo.

¿A quiénes alcanza la obligación del e-Defter?

La obligación del e-Defter surge si usted entra en uno de cuatro grupos. Según la sección 3.2 del Comunicado, los siguientes contribuyentes están obligados a incorporarse al e-Defter:

• Los contribuyentes obligados a pasar a la e-Factura (e-Fatura).
• Las sociedades sujetas a auditoría independiente conforme al apartado cuarto del artículo 397 del Código de Comercio de Türkiye.
• Quienes deben llevar contabilidad por el sistema de balance y quienes eligen voluntariamente el sistema de balance.
• Los contribuyentes que GİB considera de riesgo tras un análisis o inspección y a quienes notifica por escrito concediendo un plazo de preparación de al menos 3 meses.

El Comunicado deja algunos grupos fuera de su ámbito. No están obligados las asociaciones, fundaciones, sindicatos y cámaras sin obligación de llevar libros conforme a la Ley de Procedimiento Tributario, las cooperativas exentas del impuesto sobre sociedades y los contribuyentes en quiebra mientras dure la declaración de quiebra. Las administraciones incluidas en los cuadros anexos a la Ley de Gestión y Control de las Finanzas Públicas pueden incorporarse al sistema si lo desean.

Casi todas las sociedades con socios extranjeros se constituyen como sociedad limitada o anónima y llevan contabilidad por el sistema de balance. Por ello, para un inversor que constituye una sociedad en Türkiye, el e-Defter es una obligación que comienza con los asientos del primer mes.

Umbrales de transición al e-Defter en 2025: ¿por qué el límite de facturación ya no es determinante?

La respuesta sobre los umbrales de transición al e-Defter en 2025 está en dos modificaciones realizadas a finales de 2024. El Comunicado n.º 5, publicado en el Boletín Oficial el 8 de noviembre de 2024, y el Comunicado n.º 6, de 31 de diciembre de 2024, incluyeron directamente en el ámbito del e-Defter, a partir del 1 de enero de 2025, a los contribuyentes que llevan contabilidad por el sistema de balance. Con ello terminó el debate sobre el umbral de ingresos para una sociedad sujeta al sistema de balance.

La facturación sigue siendo relevante por una sola vía: la obligación de la e-Factura. El contribuyente que debe pasar a la e-Factura también debe pasar al e-Defter, y esta transición se realiza dentro del plazo de transición a la e-Factura. Para los umbrales de ingresos y los sectores que hacen obligatoria la e-Factura, consulte obligación de transición a la e-Fatura 2026 artículo.

¿Cuándo empiezan las sociedades de nueva constitución?

Una sociedad constituida después de 2025 que vaya a llevar contabilidad por el sistema de balance lleva el e-Defter desde la fecha de inicio de su actividad. Por eso, elegir en el primer mes de constitución un software compatible y solicitar el sello financiero forman parte del calendario de constitución. Los contribuyentes que pasan al e-Defter dentro del ejercicio contable hacen certificar el cierre de sus antiguos libros en papel en el plazo de un mes desde la transición.

GİB abre de oficio la cuenta de e-Defter de los contribuyentes obligados que no la hayan solicitado. En ese caso, los libros en papel llevados después de la fecha de transición se consideran no llevados; el hecho de que la notificación no le haya llegado tampoco elimina la obligación.

¿Qué se necesita para solicitar el e-Defter?

La solicitud se realiza electrónicamente en edefter.gov.tr y depende de tres requisitos previos. Las personas jurídicas deben contar con sello financiero o con la contraseña de la Oficina Tributaria Digital o de e-Devlet, y las personas físicas, además de estos, con un certificado electrónico cualificado (NES). El software contable que se vaya a utilizar también debe haber obtenido la aprobación de compatibilidad de GİB.

El contribuyente no está obligado a firmar y cargar personalmente. Esta facultad puede delegarse en un profesional, en una empresa de software compatible o en un integrador privado autorizado mediante un poder especial otorgado ante notario o una autorización de consentimiento (muvafakatname) emitida a través de la Oficina Tributaria Digital. Debe indicarse claramente qué meses y períodos abarca la autorización. La delegación no libera al contribuyente de la responsabilidad por el incumplimiento de los plazos.

¿Cuándo vencen los plazos de carga del berat del e-Defter?

Los contribuyentes del impuesto sobre la renta que eligen la carga mensual cargan los archivos de e-Defter y berat de un mes hasta el final del día 10 del cuarto mes siguiente a ese mes, y los demás contribuyentes, como los del impuesto sobre sociedades, hasta el final del día 14. En el último mes del ejercicio contable, el plazo es el día 10 o 14 del mes siguiente al mes en que se presenta la declaración anual. Hasta esa fecha, los archivos deben estar creados, firmados con sello de tiempo y con el berat aprobado por GİB obtenido.

El Comunicado reconoce también una segunda opción: la carga por períodos del impuesto provisional (geçici vergi). En esta opción, el archivo de cada mes se prepara igualmente por separado, pero los berat de tres meses se cargan hasta el día 10 o 14 del mes siguiente al mes en que se presenta la declaración del impuesto provisional. Para una sociedad que utiliza el año natural como ejercicio contable, el cuadro de 2026 es el siguiente:

Para los contribuyentes del impuesto sobre la renta, la misma tabla se aplica con el día 10. Las sociedades que utilizan un ejercicio contable especial desplazan las fechas según los meses de inicio y fin de su período. El cierre de diciembre depende de la declaración anual: dado que la declaración de 2026 del impuesto sobre sociedades, cuyo tipo general es del 25 % conforme a la Ley n.º 5520 del Impuesto sobre Sociedades, se presentará en abril de 2027, el último día del berat de cierre de diciembre de 2026 es el 14 de mayo de 2027.

¿Cuándo se elige la modalidad de carga?

La elección se comunica en el primer mes de cada ejercicio contable desde la pantalla “Actualizar información” de la aplicación del e-Defter. Según el anuncio de GİB de 20 de enero de 2026, los contribuyentes que no comunicaron su elección para 2026 antes del 2 de febrero de 2026 se consideraron como que habían elegido “Carga mensual”. La elección del año anterior se traslada a los períodos siguientes mientras no se modifique; quienes inician su actividad durante el año hacen su elección hasta el final del mes en que comienzan.

Qué opción conviene depende de la disciplina de cierre de la sociedad. La carga por período del impuesto provisional reúne tres meses en una sola vez y por ello reduce la carga de trabajo. En cambio, el Comunicado señala expresamente que, con esta elección, la sanción por incumplir el plazo se evalúa mes por mes.

¿Pueden prorrogarse los plazos?

Sí. El apartado 4.3.6 del Comunicado faculta a GİB para prorrogar los plazos hasta un mes, y esa facultad se utiliza de vez en cuando. Por ejemplo, mediante la Circular VUK-202/2026-8 se prorrogó hasta el 30 de junio de 2026 el plazo de los archivos que debían cargarse hasta el final del día 10 de junio de 2026 y del 15 de junio de 2026. Sin embargo, no es recomendable planificar contando con una prórroga; los plazos del berat tampoco afectan a los plazos de declaración y pago.

Proceso de carga del berat del e-Defter en 5 pasos

La carga del berat del e-Defter es el último eslabón del cierre mensual. Según la descripción de la arquitectura técnica de GİB, el proceso avanza en este orden:

• Complete los asientos contables del mes y cree en el software compatible los archivos del libro diario y del libro mayor en formato XBRL GL.
• Firme el archivo del libro creado con sello financiero o NES, con sello de tiempo.
• Genere el archivo de berat a partir del archivo del libro y fírmelo igualmente.
• Empaquete los archivos firmados y cárguelos en la aplicación del e-Defter o envíelos mediante servicio web.
• Descargue el berat aprobado con el sello financiero de GİB, conserve junto con el archivo del libro correspondiente y compruebe que se ha cargado la copia de conservación.

Los controles de esquema y de schematron del software rechazan en la fase de carga un archivo con asientos incompletos o erróneos. El problema que vemos con más frecuencia en la práctica está precisamente aquí: en un mes dejado para el último día, un solo asiento diario erróneo retiene todo el paquete. Terminar el cierre unos días antes del plazo reduce este riesgo en gran medida.

Si la herramienta de sello financiero o de firma electrónica se avería o es robada por una causa ajena al contribuyente, la situación se comunica a GİB con los documentos que acreditan la solicitud de una nueva herramienta. Una vez obtenida la nueva herramienta, los archivos deben firmarse y cargarse como máximo en tres días hábiles.

Conservación del e-Defter: ¿dónde y durante cuánto tiempo?

La obligación de conservación del e-Defter consta de dos niveles. Los archivos originales se conservan en los propios sistemas informáticos del contribuyente y dentro de las fronteras de Türkiye. Además, las copias se conservan en los sistemas de GİB o de los integradores privados autorizados para ello.

Según la Administración de Ingresos, las copias de los archivos de e-Defter y berat se conservan en estos sistemas durante un mínimo de 10 años desde el 1 de enero de 2020. La carga de las copias también está sujeta al mismo calendario que los plazos de carga del berat. Los archivos originales se conservan durante los plazos de conservación previstos en las leyes tributarias y en el Código de Comercio de Türkiye, de modo que puedan presentarse completos y legibles.

En la conservación, preste atención a tres puntos:

• La copia impresa en papel del e-Defter no tiene efecto jurídico; es válido el archivo electrónico firmado y su berat.
• La copia conservada en el servidor de la casa matriz en el extranjero no cumple la obligación de conservación en Türkiye.
• Que la copia de conservación se encuentre en el integrador no elimina su deber de presentar el libro cuando la administración lo solicite.

Si los registros se deterioran por fuerza mayor y tampoco pueden obtenerse las copias, se solicita al tribunal competente un certificado de pérdida (zayi belgesi) en un plazo de 30 días desde que se tiene conocimiento de la situación. Los libros pueden reconstruirse y cargarse con la autorización escrita que se otorga una vez presentado el certificado de pérdida a GİB.

¿Qué ocurre si el berat no se carga a tiempo?

Según el Comunicado, a los contribuyentes que no crean, no firman, no cargan o cargan tarde los archivos de e-Defter y berat dentro del plazo se les aplican las disposiciones sancionadoras de la Ley de Procedimiento Tributario. Como el tipo y el importe de la sanción se determinan según la naturaleza de la infracción, dar una única cifra sería engañoso. La consecuencia más grave es que un contribuyente incluido en el ámbito lleve libros en papel; esos libros se consideran no llevados.

La autorización de e-Defter de los contribuyentes que no cumplen los procedimientos y principios y no adoptan medidas pese a la advertencia también puede ser cancelada. El contribuyente cuya autorización se cancela no puede utilizar la aplicación durante un año. Por ello le recomendamos ver el calendario del berat como un calendario de cumplimiento que supervise no solo el equipo contable, sino también la dirección de la sociedad.

¿Qué supervisamos en Akal CPA en el proceso del e-Defter?

Cuando empezamos a trabajar con un nuevo cliente, primero comprobamos el tipo de libro, la fecha de transición al e-Defter y la aprobación de compatibilidad del software utilizado. A continuación aclaramos la modalidad de carga elegida, el alcance de la autorización (muvafakatname) y en qué sistema se conserva la copia de conservación. Planificar el cierre mensual hacia atrás desde el último día del berat también evita, en las sociedades con socios extranjeros, coincidencias con el calendario de reporting de la casa matriz.

Llevamos a cabo la puesta en marcha del e-Defter, junto con su sistema de e-Factura y e-Archivo, en el marco de nuestro asesoría en transformación electrónica y factura electrónica servicio. Puede encontrar nuestros demás artículos sobre declaraciones y transformación digital en la categoría legislación tributaria El texto vigente del Comunicado y las guías están disponibles en la página de normativa y arquitectura técnica del sitio del e-Defter de GİB, y la explicación sobre la elección de carga de 2026 está disponible en el anuncio de GİB de 20 de enero de 2026 figuran.