Wie wird die Liste der abziehbaren KDV erstellt, wer reicht sie ein?

Die Liste der abziehbaren KDV (indirilecek KDV listesi) ist die elektronische Liste, in der ein Steuerpflichtiger, der eine KDV-Erstattung beantragt, die Einkaufsbelege, die er in dem Zeitraum, für den er die Erstattung beantragt, in der KDV-Anmeldung als abziehbar geltend gemacht hat, einzeln aufführt und über das Online-Finanzamt (İnternet Vergi Dairesi) übermittelt. Diese Liste reicht nicht jeder KDV-Steuerpflichtige ein. Sie wird nur verlangt, wenn eine Erstattung beantragt wird, und ist einer der wichtigsten Bestandteile der Erstattungsakte.

Anhand dieser Liste sieht das Finanzamt, aus welchen Rechnungen sich die Abzugssumme in der Anmeldung zusammensetzt. Jede Zeile der Liste wird vom KDV-Rückerstattungs-Risikoanalysesystem (KDV İade Risk Analizi, KDVİRA) mit der Anmeldung des Verkäufers abgeglichen. Wird die Liste nachlässig erstellt, kommt der Erstattungsantrag deshalb schon bei der ersten Prüfung mit einem Mängelschreiben zurück.

Was ist die Liste der abziehbaren KDV, und was enthält sie?

Die Liste der abziehbaren KDV ist die Aufstellung aller Einkaufsbelege, die in dem Zeitraum, auf den sich die Erstattung bezieht, in die Abzugsberechnung eingegangen sind. In der Liste stehen Belege, deren KDV abgezogen wird, wie Einkaufsrechnungen, als Aufwandsbeleg anerkannte Einzelhandelskassenbons und Registrierkassenbelege. Ziel ist es, die Herkunft der Summe der „Abzüge“ in der Anmeldung auf Belegebene darzustellen.

Jede Zeile enthält die Rechnungs- und Verkäuferangaben, die einen Beleg identifizieren, sowie den KDV-Betrag dieses Belegs. Die Spaltenstruktur legt die Einkommensteuerverwaltung (Gelir İdaresi Başkanlığı, GİB) fest und aktualisiert sie von Zeit zu Zeit. Deshalb empfehlen wir, die Liste in jedem Zeitraum anhand der aktuellen Excel-Vorlage im Online-Finanzamt zu erstellen.

Wenn Sie die allgemeine Funktionsweise der KDV und die Logik von berechneter und abziehbarer Steuer noch nicht geklärt haben, lesen Sie zuerst unseren Beitrag Was ist KDV und wie wird sie berechnet Dieser Beitrag baut auf dieser Grundlage auf und behandelt die Belegseite der Erstattungsakte.

Der Unterschied zwischen abziehbarer KDV und angefallener KDV

Abziehbare KDV ist die Steuer, die Sie für in einem Zeitraum bezogene Waren und Dienstleistungen gezahlt haben und in der Anmeldung von der berechneten KDV abziehen. Sie umfasst also alle Abzüge des Zeitraums: Miete, Energie, Rohstoffe, Beratung, Anlagegüter. In der Erstattungsakte ist von dieser Summe dagegen nur ein Teil von Bedeutung.

Was ist angefallene KDV?

Angefallene KDV (yüklenilen KDV) ist die KDV, die in einen Umsatz eingeflossen ist, der ein Erstattungsrecht begründet (zum Beispiel Export oder Verkauf zum ermäßigten Satz), und die Sie gezahlt haben, um diesen Umsatz ausführen zu können. Dazu gehören der Rohstoff des exportierten Produkts, bezogene Lohnfertigungsleistungen für die Verarbeitung und der abgeschriebene Anteil der in der Produktion eingesetzten Maschine. Kurz: Die abziehbare KDV beschreibt den gesamten Zeitraum, die angefallene KDV den Anteil des erstattungsrelevanten Umsatzes.

Welche Einkäufe umfasst die Liste der angefallenen KDV?

Nach der Allgemeinen KDV-Anwendungsmitteilung ist die Liste der angefallenen KDV die belegbezogene Aufstellung der steuerbelasteten Einkäufe, die der Tabelle zur Berechnung der zu erstattenden KDV zugrunde liegen. In jeder Zeile wird auch angegeben, aus welchem Input der Betrag stammt: Fertigerzeugnis, Rohstoff, Hilfsmaterial, Dienstleistungsbezug, Gemeinkosten oder abschreibungsfähiges Wirtschaftsgut (amortismana tabi iktisadi kıymet, ATİK). Die unmittelbar in den Umsatz eingeflossene KDV sowie der auf den Umsatz entfallende Anteil aus Gemeinkosten und ATİK werden in der Liste getrennt ausgewiesen.

Die vier Listen und Tabellen in der Erstattungsakte und ihre Aufgabe

Diese Liste allein bildet noch keine Erstattungsakte. Der Abschnitt der Mitteilung über gemeinsame Unterlagen definiert vier grundlegende Listen und Tabellen, die je nach Erstattungsart in unterschiedlichen Kombinationen verlangt werden. Die folgende Tabelle fasst zusammen, was jede davon belegt.

Wozu dienen die Liste der Verkaufsrechnungen und die Berechnungstabelle?

Die Liste der Verkaufsrechnungen zeigt die Verkaufsrechnungen, Quittungen für freiberufliche Leistungen und ähnliche Belege des Umsatzes, der das Erstattungsrecht begründet. Mit dieser Liste prüft das Finanzamt, ob der Umsatz tatsächlich ausgeführt wurde und mit der Bemessungsgrundlage in der Anmeldungstabelle übereinstimmt. Die Berechnungstabelle fasst dagegen ausgehend von den Zeilen der Liste der angefallenen KDV den beantragten Erstattungsbetrag auf einer Seite zusammen; ihr Muster ist in der Mitteilung als Anlage 19 enthalten.

Wer reicht die Liste der abziehbaren KDV ein, wer nicht?

Die Liste reichen Steuerpflichtige ein, die eine KDV-Erstattung beantragen. Die Mitteilung sagt dies ausdrücklich: Ohne Erstattungsantrag werden die Liste der abziehbaren KDV, die Liste der angefallenen KDV und die Berechnungstabelle dem Finanzamt nicht eingereicht, sofern nichts anderes geregelt ist. Eine Gesellschaft, die ihre vorgetragene KDV lieber in späteren Zeiträumen im Wege des Abzugs nutzt, muss diese Liste nicht senden.

Es gibt einige Sonderfälle. Beim Erlass der wegen Lieferungen unter Ausfuhrvorbehalt gestundeten Steuer wird diese Liste nicht verlangt. Gibt es im selben Zeitraum mehrere Umsätze, die ein Erstattungsrecht begründen (zum Beispiel sowohl Export als auch Verkauf zum ermäßigten Satz), wird die Liste nicht für jeden Umsatz gesondert, sondern nur einmal eingereicht. In welchen Umsätzen das Erstattungsrecht entsteht und worin sich die Methoden unterscheiden, haben wir im Beitrag Was ist die Mehrwertsteuererstattung (KDV) und wann wird sie gewährt behandelt.

Die Listen welcher Zeiträume werden verlangt?

Die Grundregel ist die Liste der abziehbaren KDV für den Zeitraum, in dem der erstattungsbegründende Umsatz angemeldet wurde. Bei einigen Erstattungsarten werden auch rückwirkende Zeiträume verlangt. Nach der Allgemeinen KDV-Anwendungsmitteilung der Einkommensteuerverwaltung (GİB) können Hersteller für direkt exportierte Waren unabhängig von der angefallenen KDV eine auf die vorgetragene KDV beschränkte Erstattung bis zu 10 % des Exportentgelts beantragen. Von Herstellern, die diesen Weg wählen, werden außerdem die Listen der letzten vierundzwanzig Zeiträume vor dem Zeitraum verlangt, in dem der Export angemeldet wurde.

Diese Liste über 24 Zeiträume wird nur einmal eingereicht, wenn sie dieselben Zeiträume umfasst. Ergab sich in einem der früheren Zeiträume eine zu zahlende KDV, genügt es, nur die Liste der Zeiträume nach diesem Zeitraum einzureichen. Bei unterjährigen Verrechnungsanträgen für Umsätze zum ermäßigten Satz gilt eine ähnliche Regel: Bei neuen Anträgen, die nach Abschluss eines Antrags im laufenden Jahr gestellt werden, werden die Listen der dazwischenliegenden Zeiträume zusätzlich verlangt.

Wie wird die Liste der abziehbaren KDV in 5 Schritten erstellt?

Die Liste selbst ist technisch eine Excel-Datei; die Schwierigkeit liegt darin, dass jede Zeile mit Anmeldung, Buchführung und Verkäuferanmeldung übereinstimmen muss. Wir bei Akal CPA beginnen in Erstattungsakten nicht erst nach der Anmeldung, sondern schon beim Zeitraumabschluss mit der Erstellung der Liste. Die folgende Reihenfolge ist die Methode, die in der Praxis die wenigsten Korrekturen erfordert.

• Schritt 1: Bücher und Belege abgleichen. Das Abzugsrecht wird in dem Zeitraum ausgeübt, in dem der Beleg in die gesetzlichen Bücher eingetragen wurde, wobei das auf das Kalenderjahr des steuerauslösenden Ereignisses folgende Kalenderjahr nicht überschritten werden darf (Art. 29/3 des Gesetzes Nr. 3065); nehmen Sie in die Liste nur Belege auf, die in diesem Zeitraum gebucht und abgezogen wurden. Wenn Sie über Buchungsbelege buchen, berücksichtigen Sie auch, dass die Belege nach Artikel 219 der Abgabenordnung (VUK) spätestens innerhalb von 45 Tagen in die Hauptbücher eingetragen werden müssen.
• Schritt 2: Jeden Beleg in eine eigene Zeile schreiben. Nach der Mitteilung wird jeder Beleg, einschließlich der Belege unterhalb der Rechnungsstellungsgrenze, gesondert in die Liste eingetragen. Haben Sie im selben Monat zehn Rechnungen vom selben Verkäufer erhalten, fassen Sie sie nicht in einer Zeile zusammen; legen Sie zehn getrennte Zeilen an.
• Schritt 3: Den Status der Bons unterscheiden. Da die KDV in Einzelhandelskassenbons und Registrierkassenbelegen für Ausgaben, die als Aufwandsbeleg anerkannt sind, abgezogen werden kann, gehören diese Belege in die Liste. Die KDV von Ausgaben, die nicht als Aufwandsbeleg gelten, kann nicht abgezogen werden; diese Bons werden auch nicht in die Liste aufgenommen.
• Schritt 4: Die Summe mit der Anmeldung vergleichen. Die Listensumme muss mit dem Betrag der abziehbaren KDV in der Anmeldung des betreffenden Zeitraums übereinstimmen. Gibt es eine Differenz, ermitteln Sie vor dem Absenden Posten für Posten, aus welchen Belegen sie stammt.
• Schritt 5: Über das Online-Finanzamt senden und die Empfangsbestätigung aufbewahren. Die Liste wird in dem von der GİB vorgesehenen Format elektronisch hochgeladen und nicht zusätzlich in Papierform eingereicht. Die nach dem Versand erzeugte „Listenempfangsbestätigung des Online-Finanzamts“ ist das Dokument, das dem Vorgangsbeleg des Finanzamts anstelle der Listen beigefügt wird; bewahren Sie es in Ihrer Akte auf.

Mit dem Absenden der Liste ist die Arbeit nicht getan. KDVİRA gleicht die Einkäufe in der Liste mit den Anmeldungen der Verkäufer ab, und im Ergebnis entsteht der KDV-Erstattungskontrollbericht. Stellt das Finanzamt Mängel in den Belegen fest, teilt es dies schriftlich mit. Nach der Mitteilung wird bei einigen Verrechnungsanträgen die Verrechnung auf Grundlage des Datums des Antragsschreibens vorgenommen, wenn der Mangel innerhalb von 30 Tagen ab Zustellung des Schreibens behoben wird.

Häufige Listenfehler aus der Praxis

Der größte Teil der Probleme, die wir in Erstattungsakten sehen, entsteht nicht durch die Auslegung der Vorschriften, sondern durch fehlende Disziplin bei den Listen. Am häufigsten begegnen uns folgende:

• Sammelzeilen anlegen. Die monatlichen Rechnungen desselben Lieferanten in einer Zeile zusammenzufassen, stört den KDVİRA-Abgleich und verstößt gegen die Regel der belegbezogenen Erfassung.
• Belege des Vorjahres ungeprüft aufnehmen. Steht die KDV einer Rechnung, deren Abzugsfrist überschritten ist, in der Liste, müssen sowohl die Abzugs- als auch die Erstattungsberechnung korrigiert werden.
• Alle Einkäufe des Zeitraums in die Liste der angefallenen KDV aufnehmen. Diese Liste ist auf den erstattungsbegründenden Umsatz beschränkt; werden unbeteiligte Aufwendungen einbezogen, wird der Erstattungsbetrag aufgebläht und bei der Prüfung korrigiert.
• Die alte Excel-Vorlage verwenden. Aktualisiert die GİB die Spaltenstruktur, führt ein Upload mit der alten Datei zu einem Fehler oder wird mit unvollständigen Angaben übermittelt.
• Einen problematischen Lieferanten zu spät bemerken. Einkäufe von Verkäufern, die keine Anmeldung abgegeben haben oder über die ein negativer Bericht vorliegt, werden im Kontrollbericht gesondert bewertet. Wer das schon bei der Listenvorbereitung sieht, hat bei der Beantwortung mehr Luft.

Kann die Liste nach Ablauf der Erstattungsfrist nachgereicht werden?

Nein; ein Antrag, der nach Fristablauf nicht mit einer vollständigen Liste eingeleitet wurde, kann nicht mehr gerettet werden. Bei Umsätzen mit voller Befreiung muss der Erstattungsantrag bis zum Ende des zweiten Kalenderjahres nach dem Zeitraum gestellt werden, in dem der Umsatz ausgeführt wurde. Bei Umsätzen zum ermäßigten Satz muss der Antrag mit den Belegen bis zum Ende des Jahres nach dem Jahr des Umsatzes beim Finanzamt eingehen.

Eines der Beispiele in der Mitteilung beschreibt dieses Risiko gut: Der Antrag eines Steuerpflichtigen, der die Erstattung zum ermäßigten Satz fristgerecht anmeldet, die Liste der angefallenen KDV aber erst nach Fristablauf in das System einträgt, wird abgelehnt. Wurden die Listen dagegen fristgerecht eingereicht und sind nur in ihrem Inhalt unvollständig, können diese Lücken auch nach Fristablauf noch geschlossen werden. Kurz: Die Liste rechtzeitig abzusenden geht vor perfektem Absenden.

Beispielszenario: Die Listen eines exportierenden Herstellers

Denken wir etwa an eine fiktive Limited-Gesellschaft in Ankara, die Maschinenteile herstellt und exportiert. Die Gesellschaft exportiert im Zeitraum März, verkauft im selben Monat auch im Inland und möchte eine Erstattung erhalten. Die erste Frage für diese Gesellschaft ist, ob sie die Erstattung nach der angefallenen KDV oder nach dem Exportentgelt beantragt.

Wählt sie den Weg der angefallenen KDV, bereitet sie die Abzugsliste des Zeitraums März, die Liste der angefallenen KDV mit dem Anteil von Rohstoff, Lohnfertigung und Gemeinkosten der exportierten Teile, die Berechnungstabelle und die Liste der Verkaufsrechnungen mit den Exportrechnungen vor. Wählt sie den Erstattungsweg nach dem Exportentgelt, führt sie keine Berechnung der angefallenen KDV durch, sendet aber auch die rückwirkenden Listen der abziehbaren KDV. Welcher Weg geeignet ist, hängt vom Betrag der vorgetragenen KDV der Gesellschaft und von der Ordnung der Buchungen früherer Zeiträume ab; vor der Entscheidung sollten die beiden Optionen mit Zahlen verglichen werden.

Wer sollte die Listenerstellung übernehmen?

Erstattungslisten sind die auf die Erstattungsakte übertragene monatliche Buchung. Sind die Buchungen im Laufe des Zeitraums ordentlich geführt, ist die Liste eine Sache von wenigen Stunden Export; andernfalls wird sie zur längsten Phase des Erstattungsverfahrens. Wir legen Wert darauf, die Buchungsordnung auf die Möglichkeit einer Erstattung auszurichten.

Das Expertenteam von Akal CPA führt im Rahmen unserer allgemeinen Buchhaltungsleistungen -Leistung Buchführung, Anmeldeabstimmung und Vorbereitung der Erstattungslisten im selben Team durch. Weitere Leitfäden zu Anmeldung, Erstattung und Buchungsordnung finden Sie in unserer Kategorie „Vergi Mevzuatı“ (Steuerrecht) ansehen. Der amtliche Text der Regeln, auf denen die Listen beruhen, ist in der Allgemeinen Anwendungsmitteilung zur Mehrwertsteuer (Katma Değer Vergisi Genel Uygulama Tebliği) enthalten.