Cómo preparar la lista de KDV deducible y quién la presenta

La lista de KDV deducible es la lista electrónica en la que un contribuyente que solicita la devolución del KDV (IVA) detalla, uno por uno, los documentos de compra que dedujo en la declaración de KDV del periodo para el que pide la devolución, y que envía a través de la Oficina Tributaria en Línea (İnternet Vergi Dairesi). No todo contribuyente del KDV presenta esta lista. Solo se exige cuando hay una solicitud de devolución y es una de las piezas más básicas del expediente de devolución.

Con esta lista, la administración tributaria ve de qué facturas se compone el total de deducciones de la declaración. Cada línea de la lista se compara con la declaración del vendedor mediante el Sistema de Análisis de Riesgo de Devolución del KDV (KDVİRA). Por eso, si la lista se prepara con descuido, la solicitud de devolución vuelve ya en el primer control con un escrito de deficiencias.

¿Qué es la lista de KDV deducible y qué contiene?

La lista de KDV deducible es el desglose de todos los documentos de compra incluidos en la cuenta de deducciones en el periodo al que se refiere la devolución. En la lista figuran los documentos cuyo KDV se ha deducido, como las facturas de compra y los tiques de venta al por menor y los tiques de caja registradora aceptados como documento de gasto. El objetivo es mostrar, a nivel de documento, el origen del total de «deducciones» de la declaración.

Cada línea contiene los datos de la factura y del vendedor que identifican un documento y el importe del KDV de ese documento. La estructura de columnas la determina la Administración de Ingresos (GİB) y la actualiza de vez en cuando. Por ello, le recomendamos preparar la lista cada periodo a partir del archivo Excel de ejemplo vigente en la Oficina Tributaria en Línea.

Si todavía no tiene claro el funcionamiento general del KDV ni la lógica del impuesto calculado y deducible, puede consultar primero nuestro artículo qué es el KDV y cómo se calcula . Este artículo explica, sobre esa base, el aspecto documental del expediente de devolución.

La diferencia entre el KDV deducible y el KDV soportado

El KDV deducible es el impuesto que usted pagó por los bienes y servicios adquiridos en un periodo y que descuenta en la declaración del KDV calculado. Es decir, abarca todas las deducciones del periodo: alquiler, energía, materias primas, asesoría, bienes de equipo. En el expediente de devolución, en cambio, solo importa una parte de este total.

¿Qué es el KDV soportado?

El KDV soportado (yüklenilen KDV) es el KDV que ha pasado a formar parte de una operación que genera derecho a devolución (por ejemplo, la exportación o una venta a tipo reducido), es decir, el KDV que usted pagó para poder realizar esa operación. Entran aquí la materia prima del producto exportado, el servicio de subcontratación recibido para la mano de obra y la parte amortizable de la máquina utilizada en la producción. En resumen, el KDV deducible describe la totalidad del periodo, y el KDV soportado, la parte de la operación objeto de devolución.

¿Qué compras abarca la lista de KDV soportado?

Según el Comunicado General de Aplicación del KDV, la lista de KDV soportado es el desglose, por documento, de las compras con impuesto que sirven de base a la tabla de cálculo del KDV cuya devolución se solicita. En cada línea se indica también de qué insumo procede el importe: producto terminado, materia prima, material auxiliar, compra de servicios, gasto general o bien económico amortizable (ATİK). En la lista se muestran por separado el KDV que ha pasado directamente a formar parte de la operación y la parte que corresponde a la operación de los gastos generales y de los ATİK.

Las cuatro listas del expediente de devolución y la función de la tabla

Esta lista por sí sola no constituye un expediente de devolución. La sección de documentos comunes del Comunicado define cuatro listas y tablas básicas que se exigen en diferentes combinaciones según el tipo de devolución. La tabla siguiente resume qué demuestra cada una.

¿Para qué sirven la lista de facturas de venta y la tabla de cálculo?

La lista de facturas de venta muestra las facturas de venta, los recibos de profesionales liberales y documentos similares de la operación que genera derecho a devolución. Con esta lista, la administración tributaria comprueba que la operación se ha realizado realmente y que coincide con la base imponible de la declaración. La tabla de cálculo, por su parte, resume en una sola página el importe de devolución solicitado a partir de las líneas de la lista de KDV soportado; su modelo figura en el Comunicado como ANEXO 19.

¿Quién presenta la lista de KDV deducible y quién no?

La lista la presentan los contribuyentes que solicitan la devolución del KDV. El Comunicado lo dice expresamente: si no hay solicitud de devolución, la lista de KDV deducible, la lista de KDV soportado y la tabla de cálculo no se presentan a la administración tributaria, salvo disposición en contrario. Una empresa que prefiera utilizar su KDV a compensar (devreden KDV) mediante deducción en periodos posteriores no tiene que enviar esta lista.

Hay algunos casos especiales. Esta lista no se exige en la cancelación del impuesto aplazado por entregas con registro de exportación. Si en el mismo periodo hay más de una operación que genera derecho a devolución (por ejemplo, tanto exportación como venta a tipo reducido), la lista se presenta una sola vez y no por separado para cada operación. En qué operaciones nace la devolución y las diferencias entre los métodos las tratamos en nuestro qué es la devolución del IVA y en qué casos se obtiene artículo.

¿Qué periodos se exigen en la lista?

La regla general es la lista de KDV deducible del periodo en que se declaró la operación que genera derecho a devolución. En algunos tipos de devolución se exigen también periodos anteriores. Según el Comunicado General de Aplicación del KDV de la Administración de Ingresos (GİB), los fabricantes pueden solicitar, por los bienes que exportan directamente, una devolución de hasta el 10 % del valor de exportación, limitada al KDV a compensar, sin tener en cuenta el KDV soportado. A los fabricantes que eligen esta vía también se les piden las listas de los últimos veinticuatro periodos anteriores al periodo en que se declaró la exportación.

Esta lista de 24 periodos se presenta una sola vez si abarca los mismos periodos. Si en alguno de los periodos anteriores resultó KDV a pagar, basta con presentar la lista de los periodos posteriores a ese. En las solicitudes de compensación dentro del año de las operaciones a tipo reducido hay una regla similar: en las nuevas solicitudes presentadas después de resolverse una solicitud en el año en curso, se exigen además las listas de los periodos intermedios.

¿Cómo se prepara la lista de KDV deducible en 5 pasos?

La lista en sí es técnicamente un archivo Excel; la dificultad está en que cada línea sea coherente con la declaración, los libros y la declaración del vendedor. En Akal CPA, en los expedientes de devolución empezamos a preparar la lista no después de la declaración, sino mientras se cierra el periodo. El orden siguiente es el método que menos correcciones requiere en la práctica.

• Paso 1: concilie los libros con los documentos. El derecho a deducción se ejerce en el periodo en que el documento se registra en los libros legales, sin superar el año natural siguiente a aquel en que se produjo el hecho imponible (artículo 29/3 de la Ley n.º 3065); incluya en la lista solo los documentos registrados en los libros y deducidos en ese periodo. Si contabiliza mediante asientos de contabilidad, tenga en cuenta también que, conforme al artículo 219 de la Ley de Procedimiento Tributario, los asientos deben pasarse a los libros principales como máximo en 45 días.
• Paso 2: escriba cada documento en una línea aparte. Según el Comunicado, cada documento, incluidos los que quedan por debajo del límite de emisión de factura, se registra en la lista por separado. Si ha recibido diez facturas del mismo vendedor en el mismo mes, no las sume en una sola línea; abra diez líneas distintas.
• Paso 3: distinga la situación de los tiques. Como el KDV de los tiques de venta al por menor y de caja registradora correspondientes a gastos aceptados como documento de gasto es deducible, estos documentos entran en la lista. El KDV de los gastos que no se consideran documento de gasto no es deducible; esos tiques tampoco se incluyen en la lista.
• Paso 4: compare el total con la declaración. El total de la lista debe coincidir con el importe de KDV deducible de la declaración del periodo correspondiente. Si hay diferencia, antes de enviar determine partida por partida de qué documentos procede.
• Paso 5: envíela desde la Oficina Tributaria en Línea y conserve el justificante. La lista se carga por vía electrónica en el formato previsto por la GİB y no se presenta además en papel. El «Justificante de Lista de la Oficina Tributaria en Línea» que se genera tras el envío es el documento que se adjunta, en lugar de las listas, al comprobante de trámite de la administración tributaria; consérvelo en su expediente.

Cuando se ha enviado la lista, el trabajo no ha terminado. KDVİRA cruza las compras de la lista con las declaraciones de los vendedores y como resultado se genera el Informe de Control de Devolución del KDV. Si la administración tributaria detecta deficiencias en los documentos, lo notifica por escrito. Según el Comunicado, en algunas solicitudes de compensación, a quienes subsanan la deficiencia en 30 días desde la notificación del escrito se les practica la compensación tomando como referencia la fecha del escrito de solicitud.

Errores de lista que vemos con frecuencia en la práctica

La mayor parte de los problemas que vemos en los expedientes de devolución no proceden de la interpretación de la normativa, sino de la disciplina con las listas. Los que más encontramos son estos:

• Abrir líneas agrupadas. Unir en una sola línea las facturas mensuales de un mismo proveedor desbarata el cruce de KDVİRA y contraviene la regla de registro por documento.
• Añadir sin comprobar un documento del año anterior. Si el KDV de una factura que ha superado el plazo de deducción figura en la lista, hay que corregir tanto la deducción como el cálculo de la devolución.
• Poner en la lista de KDV soportado todas las compras del periodo. Esta lista se limita a la operación que genera derecho a devolución; si se incluyen gastos no relacionados, el importe de la devolución se infla y se corrige en el control.
• Usar la plantilla antigua de Excel. Cuando la GİB actualiza la estructura de columnas, la carga con el archivo antiguo da error o se envía con información incompleta.
• Detectar tarde al proveedor problemático. Las compras a vendedores que no presentaron declaración o sobre los que existe un informe negativo entran en una evaluación aparte en el informe de control. Verlo durante la preparación de la lista facilita el plazo de respuesta.

¿Puede presentarse la lista después si vence el plazo de devolución?

No; una vez vencido el plazo, no se puede salvar una solicitud que no se inició con la lista completa. En las operaciones con exención plena, la solicitud de devolución debe hacerse hasta el final del segundo año natural siguiente al periodo en que se realizó la operación. En las operaciones a tipo reducido, la solicitud debe llegar a la administración tributaria con sus documentos antes del final del año siguiente al año en que se realizó la operación.

Uno de los ejemplos del Comunicado explica bien este riesgo: se rechaza la solicitud de un contribuyente que declaró en plazo la devolución a tipo reducido, pero introdujo en el sistema la lista de KDV soportado después de vencer el plazo. En cambio, si las listas se presentaron en plazo y solo falta algo en su contenido, esas deficiencias pueden subsanarse también después de vencido el plazo. En resumen, enviar la lista a tiempo es más importante que enviarla perfecta.

Escenario de ejemplo: las listas de un fabricante exportador

Pensemos, por ejemplo, en una sociedad limitada ficticia que fabrica y exporta piezas de maquinaria en Ankara. La empresa exporta en el periodo de marzo, ese mismo mes también vende en el país y quiere obtener la devolución. La primera pregunta para esta empresa es si solicitará la devolución por el cálculo del KDV soportado o según el valor de exportación.

Si elige la vía del KDV soportado, prepara la lista de deducciones del periodo de marzo, la lista de KDV soportado que muestra la parte de materia prima, subcontratación y gastos generales de las piezas exportadas, la tabla de cálculo y la lista de facturas de venta que incluye las facturas de exportación. Si elige la vía de devolución según el valor de exportación, no hace el cálculo del KDV soportado, pero envía también las listas retroactivas de KDV deducible. Qué vía conviene depende del importe de KDV a compensar de la empresa y del orden de los registros de periodos anteriores; antes de decidir hay que comparar las dos opciones con cifras.

¿Quién debe encargarse de preparar la lista?

Las listas de devolución son el reflejo en el expediente de devolución del registro contable mensual. Cuando los registros se llevan con regularidad durante el periodo, la lista es una exportación de unas pocas horas; cuando no, se convierte en la fase más larga del proceso de devolución. Damos importancia a que el régimen de registros se organice pensando en la posibilidad de devolución.

Como parte de nuestro nuestros servicios de contabilidad general , el equipo de especialistas de Akal CPA gestiona dentro del mismo equipo el registro contable, la conciliación de las declaraciones y la preparación de las listas de devolución. Para otras guías sobre declaraciones, devoluciones y régimen de registros, puede consultar la categoría de Legislación Tributaria . El texto oficial de las normas en que se basan las listas se encuentra en el Comunicado General de Aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido .