Was ist ein virtuelles Büro, kann es als Firmensitz genutzt werden?

Die kurze Antwort auf die Frage „Was ist ein virtuelles Büro?“: Es ist ein Service, mit dem Sie die Adresse eines Business-Centers als offizielle Adresse Ihres Unternehmens nutzen können, ohne physische Arbeitsfläche zu mieten. Ein virtuelles Büro ist ein Adressservice, der die dem Handelsregister und dem Finanzamt gemeldete gesetzliche Adresse der Gesellschaft zusammen mit Zusatzleistungen wie Post- und Zustellungsannahme, Telefonservice oder Besprechungsraum anbietet. Ja, es kann als Firmensitz genutzt werden, aber unter einer Bedingung: Die Adresse muss im Register richtig angegeben sein, bei der Ortsprüfung des Finanzamts Bestand haben, und amtliche Schreiben müssen dort tatsächlich entgegengenommen werden können.

In diesem Beitrag vergleichen wir das virtuelle Büro mit dem Serviced Office und der klassischen Miete, nennen sechs Regeln für die Wahl des Firmensitzes samt Rechtsgrundlagen und erläutern, worauf Sie im Vertrag achten sollten. Unsere Beobachtung aus der Praxis ist eindeutig: Die meisten Probleme mit virtuellen Büros entstehen nicht durch die Adresse selbst, sondern dadurch, dass unklar bleibt, wer mit welcher Verantwortung hinter der Adresse steht.

Was ist ein virtuelles Büro, und wie unterscheidet es sich vom Serviced Office?

Beim virtuellen Büro befindet sich die Adresse der Gesellschaft in einem Business-Center, die Gesellschaft nutzt in diesem Gebäude aber nicht dauerhaft einen Schreibtisch oder ein Zimmer. Der Dienstleister stellt die Adresse bereit, nimmt eingehende Post und Zustellungen entgegen und benachrichtigt Sie. Je nach Paket können Telefonservice, stundenweise gebuchte Besprechungsräume und Paketweiterleitung hinzukommen.

Ein Serviced Office (gemeinsam genutztes oder ausgestattetes Büro) ist dagegen eine physisch genutzte Arbeitsfläche, deren Möbel und Infrastruktur bereitstehen. Dort sitzt Ihr Team, dort empfangen Sie Kunden. Kurz gesagt: Das Serviced Office ist die Anmietung eines Ortes, das virtuelle Büro dagegen ein Adress- und Sekretariatsservice. Beide Modelle können im selben Business-Center nebeneinander angeboten werden; steht in Ihrem Vertrag ausdrücklich, welches Sie gebucht haben, erleichtert das später Ortsprüfungen und steuerliche Diskussionen.

Beim klassischen Mietmodell liegen Adresse und Arbeitsfläche am selben Ort, und die Verantwortung liegt vollständig bei der Gesellschaft. Das virtuelle Büro mindert diese Last, hebt aber die gesetzlichen Pflichten rund um die Adresse nicht auf. Auf wessen Namen die Adresse auch zugewiesen ist: Der im Register und beim Finanzamt ausgewiesene Sitz ist der Ihrer Gesellschaft.

Warum ist eine gesetzliche Adresse für die Gesellschaft Pflicht?

Jede Kapitalgesellschaft muss eine gesetzliche Adresse haben, die das Gesetz „Sitz“ (merkez) nennt. Diese Adresse bestimmt, welchem Handelsregisteramt und welchem Finanzamt Sie zugeordnet sind, und ist auch die Standardadresse für den amtlichen Schriftverkehr. Die gesetzliche Adresse der Gesellschaft ist nicht bloß eine Kontaktangabe; sie zeigt, wo die Gesellschaft rechtlich „ansässig“ ist.

Das Türkische Handelsgesetzbuch ist hier eindeutig. Nach Artikel 339 des Gesetzes werden bei Aktiengesellschaften in der Satzung, nach Artikel 576 bei Limited-Gesellschaften im Gesellschaftsvertrag die Firma der Gesellschaft und der Ort ihres Sitzes angegeben. Nach Artikel 40 des Gesetzes lässt jeder Kaufmann den Sitz seines Geschäfts innerhalb von fünfzehn Tagen ab dem Tag der Eröffnung seines Handelsbetriebs in das Handelsregister des Ortes eintragen und bekannt machen.

Die Sitzangabe bleibt auch im Registereintrag dauerhaft sichtbar. Gemäß der Handelsregisterverordnung (Ticaret Sicili Yönetmeliği)Art. 16 enthält die der Gesellschaft ausgestellte Registerbescheinigung den Sitz des Unternehmens, bei Zweigniederlassungen zusammen mit der Adresse der Zweigniederlassung die Sitzadresse. Banken, öffentliche Einrichtungen und Geschäftspartner überprüfen Ihre Adresse meist anhand dieser Urkunde oder des MERSİS-Eintrags.

Ist ein virtuelles Büro legal?

Ja. Im türkischen Recht gibt es keine Bestimmung, die verbietet, den Sitz der Gesellschaft in einem virtuellen Büro in einem Business-Center anzugeben. Entscheidend ist, dass die Adresse real ist, im Register richtig angegeben wird und amtliche Stellen Sie unter dieser Adresse erreichen können.

Die Frage „Ist ein virtuelles Büro legal?“ sollte man besser als „Unter welcher Bedingung?“ lesen. Artikel 156 der Abgabenordnung (VUK) definiert den Geschäftssitz (iş yeri) als den Ort, der der Ausübung der gewerblichen Tätigkeit gewidmet ist oder bei dieser Tätigkeit genutzt wird. Bei Beratung, Software oder aus der Ferne erbrachten Dienstleistungen lässt sich diese Definition mit einem virtuellen Büro gut erfüllen. Erfordert die Tätigkeit dagegen ein Lager, eine Fertigung oder eine für Kunden zugängliche Verkaufsstelle, muss der Ort, an dem die Tätigkeit tatsächlich ausgeübt wird, gesondert gemeldet werden.

Virtuelles Büro als Firmensitz: 6 Regeln zur gesetzlichen Adresse

Die folgenden sechs Regeln fassen der Reihe nach zusammen, was das Recht bei der Wahl der gesetzlichen Adresse im Gründungsverfahren von Ihnen erwartet. Jede begründet Verantwortung gegenüber einer anderen Stelle (Handelsregister, Finanzamt, Zustellungsbehörde).

1. Der Sitz wird im Vertrag angegeben und in das Register eingetragen

Der Sitz der Gesellschaft ist ein zwingender Bestandteil des Gründungsvertrags. Beim Ausfüllen des Adressfelds in MERSİS müssen Sie die vom Anbieter des virtuellen Büros zugewiesene Adresse vollständig mit Gebäude-, Tür- und Einheitennummer eintragen. Besteht zwischen dem Sitz im Vertrag und der Adresse in MERSİS eine Abweichung bei Provinz oder Bezirk, kann die Akte vom Amt zurückgegeben werden.

2. Für den angegebenen Sitz sind Sie verantwortlich

Nach Artikel 24 der Handelsregisterverordnung wird von denjenigen, die die Eintragung beantragen, eine Verpflichtungserklärung eingeholt; darin werden Firma, Kapital, Sitz, Eröffnungsdatum und Geschäftsgegenstand mit NACE-Code des Unternehmens angegeben. Unter der Verpflichtungserklärung wird vermerkt, dass die Angaben richtig sind und bei gegenteiliger Feststellung die Verantwortung bei den Unterzeichnern liegt. Werden diese Angaben im Antragsschreiben gemacht, wird keine gesonderte Verpflichtungserklärung verlangt. Der Anbieter des virtuellen Büros stellt also die Adresse bereit, aber die Verantwortung für die Angabe bleibt bei den Vertretern der Gesellschaft.

3. Seien Sie auf die Ortsprüfung des Finanzamts vorbereitet

Nach den Artikeln 153 und 168 der Abgabenordnung (VUK) leitet das Handelsregisteramt dem Finanzamt eine Abschrift des Gründungsantrags zu, und diese Meldung erfolgt innerhalb von 10 Tagen; damit gilt die Meldung der Geschäftsaufnahme der Gesellschaft als erfolgt. Danach kann das Finanzamt auf Grundlage von Artikel 127 des Gesetzes eine Ortsprüfung (yoklama) durchführen, um steuerlich relevante Vorgänge vor Ort zu ermitteln.

Kommt der Prüfbeamte zum Business-Center, will er sehen, dass die Gesellschaft an dieser Adresse tatsächlich geführt wird. In der Praxis bedeutet das: Die Rezeption kennt Ihre Gesellschaft, der unterzeichnete Vertrag über das virtuelle Büro liegt bereit, und ein Bevollmächtigter ist schnell erreichbar. Im Vertrag vorab festzuhalten, wer das Prüfprotokoll unterzeichnen wird, ist das Detail, das am meisten Zeit spart.

4. Zustellungen müssen an dieser Adresse angenommen werden können

Nach Artikel 101 der Abgabenordnung (VUK) gilt die bei Geschäftsaufnahme oder Adressänderung gemeldete Geschäftsadresse für die Steuerverwaltung als „bekannte Adresse“, und die Zustellung erfolgt vorrangig dort. Die Artikel 12 und 13 des Zustellungsgesetzes sehen vor, dass die Zustellung an eine juristische Person an ihren bevollmächtigten Vertreter erfolgt; ist der Vertreter während der Geschäftszeiten nicht im Geschäftsraum, erfolgt sie an einen dort anwesenden Beamten oder Bediensteten. Im virtuellen Büro ist die an der Adresse anwesende Person häufig nicht Mitarbeiter der Gesellschaft, sondern des Anbieters. Deshalb sollte im Vertrag festgehalten werden, wer Post und Zustellungen annimmt und innerhalb welcher Frist sie an Sie weitergeleitet werden, und der elektronische Kanal muss dauerhaft offen gehalten werden.

Wird Ihnen eine angenommene Zustellung verspätet weitergeleitet, können Einspruchs- und Klagefristen zu Ihren Lasten laufen. Die Frist beginnt an dem Tag, an dem der Umschlag im Business-Center abgegeben wurde, nicht an dem Tag, an dem der Anbieter Sie informiert.

5. Halten Sie den Kanal für elektronische Zustellung und KEP offen

Nach Artikel 7/a des Zustellungsgesetzes ist die elektronische Zustellung an alle juristischen Personen des Privatrechts verpflichtend. Auch Artikel 107/A der Abgabenordnung (VUK) verpflichtet Körperschaftsteuerpflichtige, das elektronische Zustellungssystem des Hazine ve Maliye Bakanlığı (Finanz- und Schatzministerium) zu nutzen. Kurz: Ein Teil der amtlichen Schreiben geht nicht an die physische Adresse, sondern in die Konten der Gesellschaft für elektronische Zustellung und KEP (registrierte elektronische Post).

Bei Gesellschaften mit virtuellem Büro gewinnen diese Kanäle noch an Bedeutung, denn an der Adresse wartet niemand auf Sie. Wir empfehlen, bereits bei der Gründung festzulegen, wer das elektronische Zustellungspostfach regelmäßig prüft und an welche Adresse die Benachrichtigungs-E-Mails gehen.

6. Bei einer Adressänderung Register und Finanzamt aktualisieren

Endet der Vertrag über das virtuelle Büro oder wechselt der Anbieter, ändert sich auch der Sitz. Artikel 29 der Handelsregisterverordnung bewertet die Verlegung eines eingetragenen Geschäftssitzes an einen anderen Ort als Änderung eingetragener Tatsachen und verlangt auch die Eintragung dieser Änderung. Artikel 157 der Abgabenordnung (VUK) sieht die Meldung der neuen Adresse an das Finanzamt vor, Artikel 168 die Abgabe dieser Meldung innerhalb eines Monats ab dem Ereignis.

Wird die Meldung nicht abgegeben, bleibt die alte Adresse rechtlich weiterhin Ihre Adresse. Nach Artikel 35 des Zustellungsgesetzes ist bei juristischen Personen die Adresse in den amtlichen Registern maßgeblich; ist die neue nicht gemeldet, kann eine an die alte Adresse erfolgte Zustellung als wirksam gelten. Die für eine Sitzverlegung erforderlichen Schritte wie Hauptversammlungsbeschluss und Vertragsänderung behandeln wir ausführlich in einem eigenen Beitrag.

Vergleich von virtuellem Büro, Serviced Office, Mietbüro und Wohnadresse

Die folgende Tabelle stellt die vier bei der Sitzwahl am häufigsten verglichenen Optionen im Hinblick auf die gesetzliche Adresse nebeneinander. Da sich die Kostenunterschiede je nach Anbieter und Stadt stark unterscheiden, nennen wir in der Tabelle keine Beträge.

Keine der Optionen in der Tabelle ist für jede Gesellschaft die einzig richtige. Entscheidend ist, wo Ihre Tätigkeit stattfindet und unter welcher Adresse amtliche Stellen Sie erreichen.

Gesetzliche Adressunterlagen bei der Gründung: Worauf im Vertrag achten?

Der Vertrag über das virtuelle Büro ist bei der Ortsprüfung und bei Zustellungen Ihre einzige Grundlage. Wir empfehlen, vor dem Gründungsantrag die folgenden Punkte einzeln zu prüfen:

• Die Adresse ist mit Provinz, Bezirk, Stadtviertel, Gebäude- und Einheitennummer so angegeben, wie sie in MERSİS eingetragen wird
• Die Leistung umfasst ausdrücklich das Recht zur „Nutzung als gesetzliche Adresse“
• Das Personal, das Zustellungen und Post annimmt, und die Frist zur Benachrichtigung sind genannt
• Festgehalten ist, welche Dokumente der Anbieter bei der Ortsprüfung vorlegt und wer unterschreibt
• Wie lange die Adresse nach Vertragsende noch genutzt werden kann und wie eingehende Schreiben weitergeleitet werden
• Die eigene Steuerpflicht des Anbieters und sein Nutzungsrecht im Business-Center sind nachgewiesen

Der letzte Punkt wird häufig übersehen. Wer sieht, dass das Unternehmen, das Ihnen die Adresse zuweist, in dieser Einheit tatsächlich Mieter oder Eigentümer ist, verringert das Risiko, dass die Adresse später als ungültig gilt.

Für wen ist ein virtuelles Büro geeignet, für wen nicht?

Das virtuelle Büro ist ein sinnvoller Start für Gesellschaften, die ihre Arbeit vor Ort, beim Kunden oder aus der Ferne erledigen. Beratung, Software, Außenhandelsvermittlung und projektbezogene Dienstleistungen gehören zu dieser Gruppe. Auch ausländische Investoren, die in der Türkei eine neue Gesellschaft gründen und in den ersten Monaten noch kein Team aufgebaut haben, wählen es häufig.

Dagegen reicht ein virtuelles Büro allein nicht aus, wenn Waren gelagert, produziert, eine für Kunden zugängliche Verkaufsstelle betrieben wird oder die Tätigkeit eine kommunale Genehmigung erfordert. Diese Gesellschaften müssen auch dann, wenn sie den Sitz im virtuellen Büro halten, die tatsächlich genutzten Orte wie Lager, Werkstatt oder Laden gesondert als Geschäftssitz melden. Sobald Sie Personal beschäftigen, wird außerdem im Hinblick auf die SGK-Eintragungen gesondert beurteilt, wo die Beschäftigten tatsächlich arbeiten.

Denken wir etwa an einen im Ausland lebenden Investor, der in der Türkei eine Beratungsgesellschaft gründen möchte (ein fiktives Szenario). Dieser Investor kann den Sitz in einem Business-Center in Ankara als virtuelles Büro angeben, die Gründung per Vollmacht abwickeln und amtliche Schreiben über die elektronische Zustellung verfolgen. Baut derselbe Investor ein Jahr später ein Team von fünf Personen auf, sollte er den Wechsel in eine echte Arbeitsfläche und die Verlegung des Sitzes erwägen.

Wie wird das Entgelt für das virtuelle Büro steuerlich behandelt?

Der Anbieter des virtuellen Büros stellt Ihnen für den Adress- und Sekretariatsservice eine Rechnung aus. Nach der von der Einkommensteuerverwaltung (GİB) veröffentlichten KDV-Satzliste gilt für Lieferungen und Leistungen, die in den beigefügten Listen nicht aufgeführt sind, seit dem 10.07.2023 der Regelsatz von 20 %. Da der Service des virtuellen Büros in diesen Listen nicht gesondert aufgeführt ist, werden Rechnungen mit dem Regelsatz ausgestellt.

Ob das Entgelt als Betriebsausgabe vom Gewinn der Gesellschaft abgezogen werden kann, hängt davon ab, dass die Leistung betrieblich veranlasst und ordnungsgemäß belegt ist. Ob die Leistung als Miete oder als Dienstleistung gilt (und damit, ob Steuer einbehalten werden muss), hängt vom Inhalt des Vertrags und der Art der Gegenpartei ab. Diese Abgrenzung vor der Unterzeichnung des Vertrags zu klären, erspart Korrekturen im Zeitraum der ersten Anmeldung.

Häufige Fehler beim virtuellen Büro aus der Praxis

Die Probleme unserer Mandanten mit dem virtuellen Büro lassen sich auf einige wiederkehrende Punkte zurückführen. Keiner davon macht das virtuelle Büro unbrauchbar; aber jeder erschwert die Gründung oder das erste Jahr danach unnötig.

• Die in MERSİS eingetragene Adresse stimmt nicht buchstabengetreu mit der Adresse im Vertrag überein
• Im Vertrag fehlt das Recht zur Nutzung als gesetzliche Adresse, es steht nur „Postservice“ darin
• Am Tag der Ortsprüfung kennt die Rezeption die Gesellschaft nicht oder der Vertretungsberechtigte ist nicht erreichbar
• Das elektronische Zustellungspostfach wird von niemandem verfolgt
• Nach Ablauf der Vertragslaufzeit wird der Sitz nicht aktualisiert, und Zustellungen bleiben an der alten Adresse
• Eine Gesellschaft mit Lager oder Produktion meldet den tatsächlich genutzten Geschäftssitz nicht gesondert

Gemeinsam ist diesen Fehlern, dass das virtuelle Büro als Adresse betrachtet wird, die man einrichtet und vergisst. Dabei ist die Adresse der Berührungspunkt der Gesellschaft mit den amtlichen Stellen und verlangt mindestens so regelmäßige Pflege wie die Buchhaltung.

Wie fügt man das virtuelle Büro in den Gründungsplan ein?

Wir empfehlen, die Adressentscheidung in derselben Phase zu treffen wie die Entscheidung über Gesellschaftsform und Kapital. Alle Schritte der Gründung haben wir in unserem Wie gründet man ein Unternehmen Leitfaden der Reihe nach erläutert; das virtuelle Büro ist in diesem Ablauf ein Punkt, der vor dem MERSİS-Antrag geklärt sein muss. Den Platz der Adresskosten im Gründungsbudget behandeln wir zusammen mit den übrigen Gebühren- und Entgeltposten im Beitrag Gründungskosten ausführlich.

Weitere Gründungsthemen von den Gesellschaftsformen bis zu Zweigniederlassung und Verbindungsbüro erreichen Sie über unsere Unternehmensgründung in der Türkei Kategorie. Wenn Sie möchten, dass wir Adressbeschaffung, Vertragsprüfung und Ortsprüfungsprozess in Ihrem Namen durchführen, deckt unsere Leistung zu virtuellem Büro und Beschaffung der gesetzlichen Adresse alle diese Schritte ab.