Comment établir un bon de dépense (gider pusulası) et calculer la retenue à la source ?

Le bon de dépense (gider pusulası) est le document que vous établissez vous-même, en lieu et place d'une facture, et faites signer au vendeur lorsque vous achetez des biens à une personne non tenue d'émettre une facture ou lui faites exécuter un travail. Le document est préparé non par le vendeur mais par l'acheteur ; l'exactitude de chaque information qu'il contient relève donc aussi de la responsabilité de l'acheteur. Si le vendeur est un artisan-commerçant exonéré d'impôt, une retenue d'impôt sur le revenu est opérée sur le paiement, et ce montant est versé au service des impôts par votre déclaration de retenue (muhtasar).

Dans cet article, nous avons présenté les informations que le document doit comporter, le délai d'établissement de sept jours, les taux de retenue applicables aux paiements faits à des bénéficiaires de l'exonération des artisans-commerçants (esnaf muaflığı) et cinq exemples de calcul. Sans entrer dans la logique générale de la retenue, nous nous sommes concentrés directement sur les opérations réalisées avec ce document.

Qu'est-ce que le bon de dépense et en quoi diffère-t-il de la facture ?

La réponse courte à la question « qu'est-ce que le bon de dépense ? » est la suivante : c'est la pièce justificative de la dépense, établie par l'acheteur au nom d'un vendeur non tenu d'établir des documents. Dans la facture, c'est le vendeur qui émet le document ; ici, c'est l'acheteur qui tient la plume. Le document établi pour un artisan-commerçant exonéré d'impôt vaut, de par la loi, facture délivrée par cet artisan-commerçant.

Pour voir concrètement la différence entre les deux documents, il suffit de regarder ces trois points :

• Partie qui l'établit : le vendeur pour la facture, l'acheteur pour ce document.
• TVA : calculée dans la facture, elle n'est ni calculée ni mentionnée dans ce document.
• Signature : la personne qui a exécuté le travail ou vendu le bien signe aussi le document.

Ce document ne concerne pas seulement la comptabilité de l'acheteur. Si le vendeur est un artisan-commerçant exonéré, il est tenu de conserver cinq ans l'exemplaire qui lui a été remis ; l'Administration des revenus (GİB) mentionne aussi expressément cette obligation de conservation dans son guide sur l'exonération des artisans-commerçants.

Qui l'établit et pour qui est-il établi ?

Le Code de procédure fiscale confie l'obligation d'établissement à quatre groupes : les commerçants de première et de deuxième classe, ceux dont le bénéfice est déterminé selon le régime simplifié, les professions libérales tenues de tenir des livres et les agriculteurs. Toute société commerciale étant considérée comme commerçant de première classe selon l'article 177 de la loi, les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés anonymes sont elles aussi soumises à cette obligation.

Le document est établi pour les travaux confiés à des personnes non tenues d'établir les documents énumérés par la loi et pour les biens achetés auprès d'elles. La modification apportée en 2021 par la Loi n° 7338 a fait en sorte que le champ ne soit plus limité aux seuls artisans-commerçants exonérés d'impôt. La seule exception concerne les achats auprès d'agriculteurs non imposés selon le régime réel ; pour eux, on utilise le reçu de producteur (müstahsil makbuzu).

Quelles informations le document doit-il comporter ?

La loi énumère une à une les informations que le document doit comporter. Un document comportant des informations manquantes peut être réputé n'avoir jamais été établi au regard des lois fiscales ; nous vous recommandons donc d'utiliser la liste ci-dessous comme liste de contrôle en remplissant le formulaire :

• La date du document, la série et le numéro d'ordre
• La nature du travail et son prix, ou la nature, l'espèce, la quantité et le prix du bien
• Le nom et prénom ou la dénomination, et l'adresse, de celui qui a commandé le travail ou acheté le bien
• Le nom et prénom, et l'adresse, de celui qui a exécuté le travail ou vendu le bien
• Le cas échéant, le montant de la retenue d'impôt sur le revenu et le montant net versé au vendeur
• La signature du vendeur

Sur le document papier, la série et le numéro d'ordre doivent se suivre sans interruption. La loi exige expressément cette continuité ; un formulaire dont le numéro est sauté ou utilisé deux fois est l'un des premiers points interrogés lors d'un contrôle.

Comment établir un bon de dépense : pas à pas

L'établissement ne prend que quelques minutes, mais l'ordre des opérations compte. L'erreur que nous voyons le plus souvent sur le terrain est de payer d'abord et de ne se souvenir du document que plusieurs jours plus tard. Le déroulement que nous recommandons est le suivant :

• Vérifiez si le vendeur bénéficie de l'exonération des artisans-commerçants ; s'il possède un certificat d'exonération fiscale des artisans-commerçants (Esnaf Vergi Muafiyeti Belgesi), obtenez-en une copie.
• Déterminez si l'achat porte sur un bien ou un service ; le taux de retenue varie en conséquence.
• Calculez le prix brut, le montant de la retenue et le montant net à verser au vendeur.
• Remplissez le formulaire en deux exemplaires, faites-le signer par le vendeur et remettez-lui un exemplaire.
• Si possible, effectuez le paiement par la banque ou la PTT et inscrivez le numéro du document dans le libellé.
• Incluez la retenue dans la déclaration de retenue et de prestations de prime de service (muhtasar) du mois concerné.

Un document dont vous n'avez pas obtenu la signature du vendeur reste votre propre déclaration unilatérale. Nous vous recommandons donc d'obtenir la signature au moment même où vous recevez le travail.

Pourquoi le délai de sept jours est-il important ?

Le document est établi au plus tard dans les sept jours suivant la date de livraison du bien ou d'exécution du service. Le document établi après ce délai est réputé, de par la loi, n'avoir jamais été établi. La conséquence est double : la dépense reste sans pièce justificative et l'amende pour défaut d'établissement du document entre en jeu.

Quels documents tiennent lieu de bon de dépense ?

Si vous avez payé le prix au vendeur dans le délai de sept jours par l'intermédiaire d'une banque, d'un établissement de paiement agréé ou de la PTT, le relevé ou le reçu délivré par ces organismes tient lieu de ce document. La condition est que le relevé comporte les informations que le document doit contenir. Les documents délivrés par les organismes publics non tenus d'établir de document, selon leur propre réglementation, remplissent la même fonction.

En pratique, le libellé du relevé reste souvent trop court. Si le relevé ne comporte pas d'informations telles que la nature du travail, la quantité et l'adresse du vendeur, établir un document distinct est la voie la plus sûre.

Quel est le taux de retenue du bon de dépense ?

Le taux de retenue du bon de dépense varie de 0 % à 10 % selon l'activité du vendeur au titre de l'exonération des artisans-commerçants et selon le type d'achat. La retenue repose sur le 13e alinéa de l'article 94 de la Loi relative à l'impôt sur le revenu ; l'exonération des artisans-commerçants ne couvre pas cette retenue. Le fonctionnement général de la retenue est expliqué dans notre article sur la retenue à la source guide dédié.

Selon l'Administration des revenus (GİB), pour les paiements faits aux bénéficiaires de l'exonération des artisans-commerçants, la retenue est opérée au taux de 2 % pour les achats de ferraille, de 5 % pour les autres achats de biens et de 10 % pour les autres achats de services. Les taux reposent sur la Décision du Conseil des ministres n° 2009/14592. La retenue doit être opérée par les sociétés, les coopératives, les associations ainsi que par les commerçants et les professions libérales qui déposent une déclaration selon le régime réel.

Comment trouver le brut si l'on s'est accordé sur le net ?

Avec le vendeur, c'est le plus souvent le montant net qui lui reviendra qui est discuté. Dans ce cas, vous divisez le montant net par le nombre obtenu en retranchant de 1 le taux de retenue. Par exemple, pour un service dont 4 500 TL net doivent être payés, le prix brut est de 4 500 / 0,90 = 5 000 TL et la retenue de 500 TL.

Inscrivez séparément sur le document le prix brut, le montant de la retenue et le net. Un document n'indiquant que le net ne concorde pas avec la base de la déclaration muhtasar.

Comment passe-t-on l'écriture comptable ?

Avançons avec un exemple fictif : une société à responsabilité limitée fait réparer par un serrurier ambulant la serrure de la porte de son bureau, pour un prix brut de 5 000 TL. S'agissant d'un achat de service, une retenue de 500 TL est opérée et 4 500 TL sont payés au serrurier.

Lorsque la retenue est payée le mois suivant par la déclaration muhtasar, le compte 360 est débité et soldé. Si l'élément acquis est un équipement, le compte d'immobilisation correspondant est utilisé à la place du compte de charges et le coût est réparti sur plusieurs années par l' amortissement . Pour le fonctionnement quotidien du dispositif d'écritures, vous pouvez consulter services de comptabilité générale .

5 exemples de bon de dépense

Les cinq scénarios ci-dessous sont fictifs ; ils ont été préparés pour montrer comment les taux changent selon les types de vendeurs. Chacun peut être lu comme un exemple de bon de dépense.

Exemple 1 : le cordonnier ambulant

Un magasin convient avec un cordonnier ambulant, qui travaille sans local, de l'entretien de ses articles de vitrine et paie 2 000 TL brut. Le cordonnier bénéficie de l'exonération des artisans-commerçants en tant que petit artisan et le travail est un achat de service. Le magasin retient 10 %, soit 200 TL, et paie 1 800 TL au cordonnier.

Exemple 2 : des articles cadeaux tricotés à domicile

Un hôtel achète, pour des cadeaux aux clients, des produits d'une valeur brute de 8 000 TL à une personne qui fabrique à son domicile des articles de tricot et de dentelle. Ces produits relèvent de l'alinéa 9/6 du GVK et le taux est de 2 % : 160 TL sont retenus, 7 840 TL sont payés.

La situation change si le vendeur vend les mêmes produits sur internet et encaisse sur un compte commercial relevant de l'alinéa 9/10. La retenue sur ces recettes est alors opérée par la banque, et la loi précise qu'aucune retenue de l'article 94 ne sera opérée séparément sur le même montant.

Exemple 3 : le vendeur qui collecte de la ferraille de porte à porte

Une entreprise de recyclage achète de la ferraille métallique à une personne qui collecte de la ferraille de porte à porte sans local, pour un prix brut de 15 000 TL. Pour l'achat de ferraille, le taux est de 2 % ; 300 TL sont retenus, 14 700 TL sont payés. Si le vendeur achète régulièrement les déchets d'entreprises commerciales, il ne peut pas bénéficier de l'exonération ; dans ce cas, il faut demander une facture.

Exemple 4 : achat de biens auprès d'un vendeur ambulant

Un chantier achète des gants de travail et des consommables similaires à un vendeur ambulant qui vend sans utiliser de véhicule à moteur ; le prix brut est de 3 000 TL. Il s'agit d'un achat de biens et le taux est de 5 % : 150 TL sont retenus, 2 850 TL sont payés.

Exemple 5 : un ordinateur d'occasion acheté à un particulier

Une société de conseil achète un ordinateur portable d'occasion à une personne sans activité commerciale. Le vendeur n'étant pas tenu d'établir des documents, la société établit elle-même le document. Le vendeur ne bénéficiant pas de l'exonération des artisans-commerçants, la retenue du 13e alinéa de l'article 94 ne s'applique pas ; l'ordinateur est enregistré comme équipement (demirbaş).

L'e-Gider Pusulası est-il obligatoire ?

L'e-Gider Pusulası est la forme du document papier établie par voie électronique et a la même nature juridique que lui. Selon la Communication générale du VUK n° 509, l'application n'est pas obligatoire, sauf pour les contribuables auxquels l'Administration des revenus (GİB) a adressé une notification écrite parce qu'elle les juge à risque ou à faible niveau de conformité. Un délai d'au moins trois mois est accordé pour le passage aux contribuables notifiés.

La société qui souhaite passer à titre facultatif doit d'abord adhérer à l'application e-Facture. Le document e-gider pusulası comporte aussi l'heure et la minute d'établissement, le TCKN ou le VKN des parties et le montant de la retenue. L'Administration a publié le paquet d'application pour la première fois le 22.05.2026 et l'a mis à jour le 15.09.2026 ; les détails techniques sont annoncés sur ebelge.gib.gov.tr.

Au moins un tirage papier du document électronique est signé à la main par le vendeur, et l'exemplaire signé est conservé chez celui qui l'établit. Pour les contribuables désignés par l'Administration, la vérification électronique des informations du vendeur peut aussi remplacer la signature.

Que se passe-t-il s'il n'est pas établi ?

Selon l'article 353 du Code de procédure fiscale, si ce document n'est pas établi ou est établi pour un montant différent du montant réel, une amende pour irrégularité spéciale de 10 % du montant qui devait y figurer est infligée. Par la Communication générale du VUK n° 588, pour l'année 2026, cette amende ne peut être inférieure à 17 000 TL par document lors de la première constatation au cours d'une année civile. Le document établi après l'expiration du délai de sept jours est lui aussi réputé, à ce titre, n'avoir jamais été établi.

Outre l'amende, la dépense reste sans pièce justificative et, si la retenue n'a pas été opérée, la responsabilité fiscale incombe à l'acheteur. Le document est conservé cinq ans avec les livres, à compter de l'année suivant l'année concernée.

Les erreurs que nous voyons souvent sur le terrain

La plupart des problèmes que nous rencontrons dans les dossiers liés à ce document ne sont pas des erreurs de taux, mais l'utilisation du document pour une mauvaise opération :

• Établir un bon de dépense pour un artisan-commerçant au régime simplifié qui devrait émettre une facture
• Appliquer le même taux à tout le monde sans demander le statut d'exonération du vendeur
• Acheter ensemble un bien et un service et appliquer le taux de 5 % à un prix non séparable
• N'indiquer que le montant net sur le document
• Essayer de déduire la TVA du montant du bon

Si vous n'êtes pas certain que le vendeur soit un contribuable, il est bien plus facile de clarifier la situation avant l'achat que de corriger ensuite. Dans notre catégorie Législation fiscale, les autres guides couvrent aussi les détails relatifs au dispositif documentaire et aux déclarations.

Fondement légal du document C'est l'article 234 du Code de procédure fiscale n° 213; quant aux taux appliqués aux paiements relevant de l'exonération des artisans-commerçants, vous les trouverez sur la page de l'Administration des revenus (GİB) consacrée à l'exonération des artisans-commerçants .