Wie wird eine KDV-Erstattung gebucht? Beispiel mit Kontonummern

Die Buchung einer KDV-Erstattung ist der Vorgang, bei dem die zur Erstattung beantragte Mehrwertsteuer aus dem KDV-Vortrag herausgelöst, auf ein Forderungskonto übertragen und diese Forderung anschließend durch Verrechnung oder Zahlungseingang ausgeglichen wird. Im einheitlichen Kontenrahmen (Tek Düzen Hesap Planı) läuft dieser Ablauf in der Regel zwischen den Konten 191, 190, 136, 360, 361 und 102. Wird die Buchung in der richtigen Periode und mit dem richtigen Betrag vorgenommen, bleibt der Saldo in den Büchern mit der Zahl in der Erklärung identisch.

In diesem Beitrag gehen wir nicht auf die gesetzlichen Voraussetzungen des Erstattungsrechts ein; diese haben wir in unserem Was ist die Mehrwertsteuererstattung (KDV) Leitfaden erläutert. Unser Thema hier sind die Bücher selbst: welches Konto im Soll und welches im Haben steht und wie die Buchung rückgängig gemacht wird, wenn die Erstattung abgelehnt wird. Anhand eines fiktiven Exporteurs zeigen wir außerdem einen Journalablauf in fünf Schritten.

Mit welchen Konten wird die KDV-Erstattung gebucht?

Kurze Antwort: die KDV-Konten (191 und 391), das Konto, auf dem der KDV-Vortrag geführt wird (in der Praxis 190), das Konto, auf dem die Erstattungsforderung geführt wird (in der Praxis 136), und die Konten, die die Forderung ausgleichen (360, 361, 102). Jedes dieser Konten hat eine eigene Aufgabe. Werden sie vermischt, entstehen unerklärliche Differenzen zwischen Erklärung und Saldenliste.

Nach dem Rechtsarchiv der Steuerverwaltung (GİB) hat die Allgemeine Mitteilung zur Anwendung des Buchführungssystems, die den einheitlichen Kontenrahmen regelt, 15 fortlaufend von 1 bis 15 nummerierte Mitteilungen. Die erste Mitteilung wurde im Amtsblatt vom 26. Dezember 1992 veröffentlicht und war ab dem 1. Januar 1994 für alle verbindlich, die ihre Bücher nach dem Bilanzprinzip führen. Die Kontencodes und Funktionsbeschreibungen haben wir anhand der Anlage dieser Mitteilung überprüft.

Warum erscheint der Code 190 im einheitlichen Kontenrahmen leer?

In der Anlage zum aktuellen, von der Steuerverwaltung (GİB) veröffentlichten Kontenrahmen beginnt die Gruppe 19 Sonstiges Umlaufvermögen mit der Zeile „190.“, doch in dieser Zeile steht kein Kontenname. Die Bezeichnung „190 KDV-Vortrag“ stammt also nicht aus der Mitteilung, sondern aus der Buchhaltungspraxis. Die meisten Unternehmen und Buchhaltungsprogramme verwenden diesen freien Code für den KDV-Vortrag.

Das hat eine praktische Folge: Auch Unternehmen, die den KDV-Vortrag im Konto 191 belassen, machen nichts falsch. Wichtig ist, dass die gewählte Methode in jeder Periode gleich angewandt wird und der durch den Erstattungsantrag herausgelöste Betrag klar erkennbar ist. Bei Unternehmen mit ausländischen Gesellschaftern bevorzugen wir ein eigenes Konto 190, weil sich der Vortragsbetrag dann in den Berichten an die Muttergesellschaft leichter in einer einzigen Zeile ausweisen lässt.

Wie werden 191, 391 und 360 zum Monatsende ausgeglichen?

Nach der Mitteilung wird der Saldo des Kontos 391 Berechnete KDV zum Ende des Besteuerungszeitraums mit dem Konto 191 Abziehbare KDV verglichen. Ist der Saldo von 391 größer, wird die Differenz auf das Konto 360 Zu zahlende Steuern und Fonds übertragen, um bei Fälligkeit gezahlt zu werden. Ist der Saldo von 191 größer, ergibt sich keine zu zahlende KDV, und die Differenz wird in die nächste Periode vorgetragen.

Die Monatsabschlussbuchung hat deshalb zwei verschiedene Formen. In einem Monat mit zu zahlender KDV wird 391 im Soll sowie 191 und 360 im Haben gebucht. In einem Monat mit KDV-Vortrag wird dagegen 391 im Soll, 190 im Soll und 191 im Haben gebucht. Die Erstattungsbuchung kommt immer nach diesem Abschluss, weil der zu erstattende Betrag aus dem vorgetragenen Saldo herausgelöst wird.

Beispiel: Buchungsablauf eines Exportunternehmens in 5 Schritten

Gehen wir mit einem fiktiven Beispiel vor. Ein Produktionsunternehmen mit ausländischen Gesellschaftern in Ankara verkauft in einem Monat sowohl im Inland als auch ins Ausland. Die Zahlen wurden nur gewählt, um die Buchungslogik zu zeigen; die tatsächliche Berechnung des Erstattungsbetrags erfolgt nach der Methode der entrichteten Vorsteuer (yüklenilen KDV) der KDV-Allgemeinen Anwendungsmitteilung.

Nach dem von der Steuerverwaltung (GİB) veröffentlichten Beschluss zu den KDV-Sätzen beträgt der allgemeine Satz seit dem 10. Juli 2023 nach dem Präsidialbeschluss Nr. 7346 20 %. Die Einkäufe im Beispiel gelten als diesem Satz unterliegend. Die Ausfuhr wurde dagegen ohne KDV fakturiert, da sie unter die volle Befreiung fällt.

• Schritt 1, Einkäufe: Das Unternehmen kauft Rohstoffe im Wert von 500.000 TL und zahlt 100.000 TL KDV. Das Konto 150 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe wird mit 500.000 TL und das Konto 191 Abziehbare KDV mit 100.000 TL belastet; das Konto 320 Lieferanten wird mit 600.000 TL gutgeschrieben.
• Schritt 2, Verkäufe: Im Inland wird für 200.000 TL verkauft, und es werden 40.000 TL KDV berechnet. 120 Kunden wird mit 240.000 TL im Soll gebucht; 600 Inlandsverkäufe mit 200.000 TL und 391 Berechnete KDV mit 40.000 TL im Haben. Für die Ausfuhr von 600.000 TL wird 120 Kunden im Soll und 601 Auslandsverkäufe im Haben gebucht.
• Schritt 3, Monatsabschluss: Das Konto 391 wird mit einer Soll-Buchung von 40.000 TL ausgeglichen. Von den 100.000 TL auf dem Konto 191 werden 40.000 TL verrechnet; die verbleibenden 60.000 TL werden als Soll auf das Konto 190 übertragen.
• Schritt 4, Erstattungsantrag: Nehmen wir an, laut Berechnungstabelle der entrichteten KDV beträgt der auf die Ausfuhr entfallende und zur Erstattung beantragte Betrag 45.000 TL. 136 Sonstige Forderungen wird mit 45.000 TL im Soll und das Konto 190 mit 45.000 TL im Haben gebucht. Der in den Folgemonat vorgetragene KDV-Betrag sinkt auf 15.000 TL.
• Schritt 5, Ausgleich der Forderung: 20.000 TL der Erstattungsforderung werden auf die Steuerschuld aus der Lohnsteuer-Anmeldung (muhtasar) und 10.000 TL auf die SGK-Prämienschuld verrechnet; die verbleibenden 15.000 TL werden auf das Bankkonto gezahlt. Das Konto 360 wird mit 20.000 TL, das Konto 361 mit 10.000 TL und 102 Banken mit 15.000 TL im Soll gebucht; das Konto 136 wird insgesamt mit 45.000 TL im Haben gebucht.

Die folgende Tabelle fasst denselben Ablauf als Journalbuchungen zusammen. Jede Zeile ist eine eigene Journalbuchung; die Daten richten sich nach dem Tag, an dem der betreffende Vorgang stattfand oder das amtliche Schreiben einging.

In welcher Periode wird die Buchung der zu erstattenden KDV vorgenommen?

Die Buchung der zu erstattenden KDV erfolgt in dem Besteuerungszeitraum, in dem die Erstattung beantragt wird. Nach der KDV-Allgemeinen Anwendungsmitteilung wird die zur Erstattung beantragte entrichtete KDV von den gesamten abziehbaren und vorgetragenen KDV-Beträgen der Antragsperiode abgezogen und geht nicht in den in den Folgemonat vorzutragenden Betrag ein. Die Bücher folgen an dieser Stelle der Erklärung.

Ein Fehler, den wir in der Praxis häufig sehen, ist die Buchung erst dann, wenn das Erstattungsgeld auf dem Konto eingeht. In diesem Fall bleibt das Konto 190 in den Büchern monatelang aufgebläht, obwohl der KDV-Vortrag in der Erklärung gesunken ist. Je größer die Differenz zwischen Saldenliste und Erklärung wird, desto schwerer lässt sie sich bei der Prüfung erklären.

Erstreckt sich der Erstattungsantrag auf mehrere Perioden, kann der Antrag jeder Periode mit einer eigenen Journalbuchung und einem eigenen Unterkonto geführt werden. So kann beispielsweise der Code 136.01 für die Ausfuhrerstattung August 2026 und der Code 136.02 für die Ausfuhrerstattung September 2026 eröffnet werden. Diese Trennung zeigt auf einen Blick, wie viel von welcher Periode verrechnet wurde.

136 Sonstige Forderungen oder 193 Vorausgezahlte Steuern?

Eine der in der Praxis am häufigsten gestellten Fragen ist, auf welchem Konto die Erstattungsforderung warten soll. Die Mitteilung definiert das Konto 136 Sonstige Forderungen als das Konto, auf dem nicht handelsbezogene Forderungen geführt werden, die keinem anderen Konto zugeordnet werden können. Eine vom Finanzamt zu erhaltende KDV-Erstattung ist ebenfalls eine nicht aus einem Verkauf stammende Forderung und fällt daher unter diese Definition.

Das Konto 193 Vorausgezahlte Steuern und Fonds wird in der Mitteilung dagegen als das Konto definiert, auf dem vorausgezahlte Einkommen-, Körperschaft- und sonstige Steuern sowie Fonds geführt werden. Am Jahresende wird dieses Konto für den Abzug von der Steuerrückstellung auf den Periodengewinn auf das Konto 371 übertragen. Da eine KDV-Erstattungsforderung keine vorausgezahlte Einkommen- oder Körperschaftsteuer ist, empfehlen wir nicht, diesen Betrag auf 193 zu buchen.

Wie erfolgt die Buchung einer Erstattung durch Verrechnung?

Bei der Buchung einer Erstattung durch Verrechnung wird das Konto 136 im Haben und im Gegenzug das Konto der getilgten Schuld im Soll gebucht. Für Steuerschulden beim Finanzamt ist dies das Konto 360, für SGK-Prämienschulden das Konto 361. Die Buchung erfolgt zum Datum des Schreibens des Finanzamts oder des Einzugsbelegs, aus dem hervorgeht, dass die Verrechnung stattgefunden hat.

Die KDV-Allgemeine Anwendungsmitteilung ermöglicht es, die Erstattungsforderung auf Schulden beim Finanzamt, auf bei der Einfuhr erhobene Steuern und auf SGK-Prämienschulden zu verrechnen. Bei der Verrechnung mit Einfuhrabgaben wird im Soll das Konto ausgeglichen, auf dem die beim Zoll zu zahlende Steuer geführt wird; bei den meisten Unternehmen geht dieser Betrag in die Kosten der eingeführten Ware oder auf 191. Bei der SGK-Verrechnung ist darauf zu achten, dass die Prämienveranlagung zuvor auf 361 gebucht worden sein muss; andernfalls weist 361 einen umgekehrten Saldo aus.

Erfolgt die Verrechnung nur teilweise, wird nur der tatsächlich verrechnete Betrag aus 136 herausgenommen. Die restliche Forderung wartet in 136 bis zur nächsten Maßnahme des Finanzamts. Zahlen Sie eine zur Verrechnung angegebene Schuld zusätzlich über die Bank, wird dieselbe Schuld zweimal getilgt; deshalb empfehlen wir, den Verrechnungskalender zusammen mit dem Zahlungskalender zu verfolgen.

Buchung auf 102 Banken bei Barerstattung

Geht der Betrag der Barerstattung auf dem Bankkonto ein, wird 102 Banken im Soll und 136 Sonstige Forderungen im Haben gebucht. Grundlage der Buchung ist der Bankbeleg. Wurde der Betrag aufgrund eines Forderungsabtretungsvertrags an einen Dritten gezahlt, erfolgt die Buchung statt auf 102 über das Konto, auf dem die Schuld gegenüber dieser Person geführt wird.

Bei Erstattungen gegen Sicherheit ist die Bürgschaftsurkunde kein Bilanzposten. Viele Unternehmen führen den Betrag der Urkunde auf Merkkonten und buchen Provisionen und Kosten als Finanzierungsaufwand der jeweiligen Periode. Wird die Sicherheit freigegeben, wird auch die Merkbuchung mit einer Gegenbuchung ausgeglichen.

Welche Berichtigungsbuchungen erfolgen nach dem KDV-Erstattungskontrollbericht?

Der KDV-Erstattungskontrollbericht (amtlich KDV İadesi Kontrol Raporu) ist der Bericht, der den Erstattungsantrag im KDVİRA-System prüft und Einkäufe mit negativen Feststellungen ausweist. Ergeben sich im Bericht keine Beanstandungen, ist keine zusätzliche Buchung erforderlich; die Forderung in 136 wird durch Verrechnung oder Zahlungseingang ausgeglichen. Für den Teil mit negativen Feststellungen eröffnen sich in der Buchhaltung dagegen zwei getrennte Wege.

• Betrag, für den der Erstattungsantrag zurückgenommen oder storniert wird: Nach der KDV-Allgemeinen Anwendungsmitteilung kann der Steuerpflichtige seinen Antrag bis zur Ausstellung des Berichtigungsbelegs zur Erstattung per Antrag stornieren lassen und den Betrag über den Vorsteuerabzug ausgleichen. In diesem Fall wird 190 (oder 191) im Soll und 136 im Haben gebucht, und der Betrag kehrt auf die Seite der abziehbaren KDV zurück.
• Betrag, für den auch das Abzugsrecht entfällt: Wird bei einer Prüfung festgestellt, dass die KDV auf einen bestimmten Einkauf überhaupt nicht abgezogen werden kann, wird der Betrag aus 136 herausgenommen und auf ein Aufwandskonto gebucht. In der Praxis führen die meisten Unternehmen diesen Betrag auf dem Konto 689 Sonstige außerordentliche Aufwendungen und Verluste; die steuerlichen Folgen werden im Einzelfall beurteilt.
• Betrag, der zur Prüfung weitergeleitet und noch nicht abgeschlossen ist: Bis zur Entscheidung wird die Buchung nicht geändert. Die Forderung wird in 136 auf einem gesonderten Unterkonto geführt, damit festgestellte und ausstehende Beträge nicht vermischt werden.

Alle diese Berichtigungen müssen auf dem Schreiben des Finanzamts und der Berichtigung in der Erklärung beruhen. Eine Gegenbuchung, die nur auf einer Schätzung beruht, führt zu einer zweiten Berichtigung, wenn sie dem später eingehenden amtlichen Schreiben widerspricht.

Buchungsfehler, die wir in der Praxis häufig sehen

Die meisten Buchhaltungsfehler, denen wir bei der Prüfung von Erstattungsakten begegnen, entstehen nicht aus der Buchungstechnik, sondern aus Abweichungen bei Periode und Betrag. Am häufigsten sehen wir Folgendes:

• Die Erstattungsbuchung auf den Tag des Zahlungseingangs verschieben: In der Erklärung sinkt der KDV-Vortrag, in den Büchern nicht. Die Differenz zwischen Saldenliste und Erklärung wächst jeden Monat.
• Einen geschätzten statt des beantragten Betrags buchen: Der auf 136 gebuchte Betrag muss mit dem Erstattungsbetrag im Antrag und in der Erklärung auf den Cent übereinstimmen.
• Die verrechnete Schuld zweimal ausgleichen: Wird eine Steuerschuld sowohl über die Bank gezahlt als auch durch Verrechnung getilgt, weist 360 einen umgekehrten Saldo aus, und für die Erstattung der Überzahlung beginnt eine neue Verfolgung.
• Den abgelehnten Betrag in 136 vergessen: Eine rechtskräftige Ablehnung bleibt wie eine Forderung, die nie eingezogen werden kann, jahrelang in der Bilanz stehen.
• Keine Unterkonten nach Perioden eröffnen: Werden die Erstattungen mehrerer Perioden auf demselben Konto gesammelt, lässt sich nicht mehr verfolgen, wie viel von welchem Antrag ausgeglichen wurde.

Die gemeinsame Lösung für diese Fehler ist, dass dieselbe Person oder dasselbe Team sowohl die Erstattungsakte als auch die Buchung verfolgt. Wir bewahren für jeden Erstattungsantrag Antrag, Erklärung, KDV-Erstattungskontrollbericht und Journalbuchung im selben Ordner auf.

Auswirkungen der Erstattungsbuchungen auf den Jahresabschluss

Eine in 136 wartende Erstattungsforderung erscheint in der Bilanz unter dem Umlaufvermögen und kann die Liquidität des Unternehmens besser darstellen, als sie ist. Eine Forderung, deren Einzug lange dauern wird, sollte in Präsentationen für Banken und Investoren in einer Fußnote erläutert werden. Bei Unternehmen mit ausländischen Gesellschaftern wird dieser Posten im Berichtspaket der Muttergesellschaft häufig der Zeile „tax receivable“ zugeordnet.

Für den täglichen Ablauf der Buchungsstruktur und die Kontrollen der Saldenliste können Sie die Seite allgemeinen Buchhaltungsleistungen ansehen. Wenn Sie auf konzeptioneller Ebene wissen möchten, wie eine Erstattungsforderung von einer Steuerschuld abgezogen wird, was bedeutet Mahsup (Verrechnung) behandelt unser Beitrag das Thema auf Begriffsebene. Alle unsere Beiträge zu KDV und anderen Erklärungen finden Sie in der Kategorie in der Kategorie Steuerrecht .

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