KDV İadesi Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır? Hesap Kodlarıyla Örnek

KDV iadesi muhasebe kaydı, iade talep edilen katma değer vergisinin devreden KDV’den ayrılıp bir alacak hesabına aktarılması, ardından bu alacağın mahsup ya da tahsilatla kapatılması işlemidir. Tek Düzen Hesap Planı’nda bu akış genellikle 191, 190, 136, 360, 361 ve 102 numaralı hesaplar arasında kurulur. Kaydın doğru dönemde ve doğru tutarla yapılması, beyannamedeki rakamla defterdeki bakiyenin aynı kalmasını sağlar.

Bu yazıda iade hakkının mevzuattaki şartlarına girmiyoruz; onları KDV iadesi nedir rehberimizde anlattık. Burada konumuz defterin kendisi: hangi hesap borçlanır, hangisi alacaklanır, iade reddedilirse kayıt nasıl geri alınır. Kurgusal bir ihracatçı üzerinden beş adımlık bir yevmiye akışı da göstereceğiz.

KDV iadesi muhasebe kaydı hangi hesaplarla yapılır?

Kısa cevap: KDV hesapları (191 ve 391), devreden KDV’nin izlendiği hesap (uygulamada 190), iade alacağının izlendiği hesap (uygulamada 136) ve alacağı kapatan hesaplar (360, 361, 102). Bu hesapların her birinin görevi ayrıdır. Karıştırıldığında beyanname ile mizan arasında açıklanamayan farklar doğar.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mevzuat arşivine göre Tek Düzen Hesap Planı’nı düzenleyen Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nin 1’den 15’e kadar sıra numaralı 15 tebliği bulunur. İlk tebliğ 26 Aralık 1992 tarihli Resmî Gazete’de yayımlandı ve 1 Ocak 1994’ten itibaren bilanço esasına göre defter tutanlar için zorunlu hâle geldi. Hesap kodlarını ve işleyiş açıklamalarını bu tebliğin ekinden doğruladık.

Tek Düzen Hesap Planı’nda 190 kodu neden boş görünür?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayımladığı güncel hesap planı ekinde 19 Diğer Dönen Varlıklar grubu “190.” satırıyla başlar, ama bu satırda bir hesap adı yer almaz. Yani “190 Devreden KDV” adı tebliğden değil, muhasebe uygulamasından gelir. Çoğu işletme ve muhasebe yazılımı bu boş kodu devreden KDV için kullanır.

Bunun pratik bir sonucu var: devreden KDV’yi 191 hesabında bırakan işletmeler de yanlış yapmış sayılmaz. Önemli olan, seçilen yöntemin her dönem aynı uygulanması ve iade talebiyle ayrılan tutarın açıkça görülebilmesidir. Biz yabancı ortaklı şirketlerde ayrı bir 190 hesabını tercih ediyoruz, çünkü ana şirkete giden raporlarda devreden tutarı tek satırda göstermek kolaylaşır.

191, 391 ve 360 ay sonunda nasıl kapanır?

Tebliğe göre 391 Hesaplanan KDV hesabının bakiyesi, vergilendirme dönemi itibarıyla 191 İndirilecek KDV hesabıyla karşılaştırılır. 391’in bakiyesi daha büyükse fark, vadesinde ödenmek üzere 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar hesabına aktarılır. 191’in bakiyesi daha büyükse ödenecek KDV çıkmaz ve fark sonraki döneme devreder.

Ay sonu kaydı bu yüzden iki farklı biçim alır. Ödenecek KDV çıkan ayda 391 borç, 191 ve 360 alacak yazılır. Devreden KDV oluşan ayda ise 391 borç, 190 borç ve 191 alacak yazılır. İade kaydı her zaman bu kapanıştan sonra gelir, çünkü iade edilecek tutar devreden bakiye içinden ayrılır.

Örnek: ihracatçı bir şirketin 5 adımda kayıt akışı

Kurgusal bir örnekle ilerleyelim. Ankara’da faaliyet gösteren, yabancı ortaklı bir imalat şirketi bir ayda hem yurt içine hem yurt dışına satış yapıyor. Rakamlar yalnızca kayıt mantığını göstermek için seçildi; iade tutarının gerçek hesabı, KDV Genel Uygulama Tebliği’ndeki yüklenilen KDV yöntemine göre yapılır.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayımladığı KDV oranları kararına göre genel oran, 7346 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı ile 10 Temmuz 2023’ten itibaren %20’dir. Örnekteki alışlar bu orana tabi kabul edildi. İhracat ise tam istisna kapsamında olduğu için KDV hesaplanmadan faturalandı.

• Adım 1, alışlar: Şirket 500.000 TL’lik hammadde alır ve 100.000 TL KDV öder. 150 İlk Madde ve Malzeme hesabı 500.000 TL, 191 İndirilecek KDV hesabı 100.000 TL borçlanır; 320 Satıcılar hesabı 600.000 TL alacaklanır.
• Adım 2, satışlar: Yurt içine 200.000 TL’lik satış yapılır ve 40.000 TL KDV hesaplanır. 120 Alıcılar 240.000 TL borç; 600 Yurtiçi Satışlar 200.000 TL ve 391 Hesaplanan KDV 40.000 TL alacak yazılır. 600.000 TL’lik ihracat için 120 Alıcılar borç, 601 Yurtdışı Satışlar alacak kaydedilir.
• Adım 3, ay sonu kapanışı: 391 hesabı 40.000 TL borçlanarak kapanır. 191 hesabındaki 100.000 TL’nin 40.000 TL’si mahsup edilir, kalan 60.000 TL 190 hesabına borç olarak aktarılır.
• Adım 4, iade talebi: Yüklenilen KDV hesaplama tablosuna göre ihracata isabet eden ve iadesi istenen tutarın 45.000 TL olduğunu varsayalım. 136 Diğer Çeşitli Alacaklar 45.000 TL borç, 190 hesabı 45.000 TL alacak yazılır. Sonraki aya devreden KDV 15.000 TL’ye iner.
• Adım 5, alacağın kapanması: İade alacağının 20.000 TL’si muhtasar beyannameden doğan vergi borcuna, 10.000 TL’si SGK prim borcuna mahsup edilir, kalan 15.000 TL banka hesabına ödenir. 360 hesabı 20.000 TL, 361 hesabı 10.000 TL, 102 Bankalar 15.000 TL borç; 136 hesabı toplam 45.000 TL alacak yazılır.

Aşağıdaki tablo aynı akışı yevmiye maddeleri hâlinde özetliyor. Her satır ayrı bir yevmiye maddesidir; tarihler, ilgili işlemin gerçekleştiği ya da resmi yazının geldiği güne göre atılır.

İade edilecek KDV kaydı hangi dönemde yapılır?

İade edilecek KDV kaydı, iadenin talep edildiği vergilendirme döneminde yapılır. KDV Genel Uygulama Tebliği’ne göre iadesi talep edilen yüklenilen KDV, talep dönemindeki toplam indirilecek ve devreden KDV tutarlarından çıkarılır ve sonraki aya devreden tutara girmez. Defter de beyannameyi bu noktada izler.

Sahada sık gördüğümüz hata, kaydın iade parası hesaba geldiğinde yapılmasıdır. Bu durumda beyannamede devreden KDV düşmüşken defterde 190 hesabı aylarca şişkin kalır. Mizanla beyanname arasındaki fark büyüdükçe, kontrol aşamasında açıklama yapmak da zorlaşır.

İade talebi birden fazla döneme yayılıyorsa, her dönemin talebi ayrı bir yevmiye maddesiyle ve ayrı bir yardımcı hesapla izlenebilir. Örneğin 136.01 kodu Ağustos 2026 ihracat iadesi, 136.02 kodu Eylül 2026 ihracat iadesi için açılabilir. Bu ayrım, hangi dönemin ne kadarının mahsup edildiğini tek bakışta gösterir.

136 diğer çeşitli alacaklar mı, 193 peşin ödenen vergiler mi?

Uygulamada en çok sorulan sorulardan biri, iade alacağının hangi hesapta bekleyeceğidir. Tebliğ 136 Diğer Çeşitli Alacaklar hesabını, ticari olmayan ve diğer hesaplara dahil edilemeyen alacakların izlendiği hesap olarak tanımlar. Vergi dairesinden alınacak KDV iadesi de satıştan doğmayan bir alacak olduğu için bu tanıma uyar.

193 Peşin Ödenen Vergiler ve Fonlar hesabı ise tebliğde, peşin ödenen gelir, kurumlar ve diğer vergiler ile fonların izlendiği hesap olarak tanımlanır. Yıl sonunda bu hesap, dönem kârı vergi karşılığından yapılacak indirim için 371 hesabına aktarılır. KDV iade alacağı peşin ödenmiş bir gelir ya da kurumlar vergisi olmadığından, biz bu tutarı 193’e almayı önermiyoruz.

Mahsuben iade muhasebe kaydı nasıl yapılır?

Mahsuben iade muhasebe kaydında 136 hesabı alacaklanır, karşılığında kapanan borcun hesabı borçlanır. Vergi dairesindeki vergi borçları için bu hesap 360, SGK prim borçları için 361’dir. Kayıt, mahsubun gerçekleştiğini gösteren vergi dairesi yazısı veya tahsilat alındısı tarihine göre atılır.

KDV Genel Uygulama Tebliği, iade alacağının vergi dairelerine olan borçlara, ithalde alınan vergilere ve SGK prim borçlarına mahsubuna imkân tanır. İthalat vergilerine mahsupta borç, gümrükte ödenecek vergi olarak hangi hesapta izleniyorsa o hesap kapatılır; çoğu işletmede bu tutar ithal edilen malın maliyetine ya da 191’e gider. SGK mahsubunda dikkat edilecek nokta, prim tahakkukunun 361’de daha önce kaydedilmiş olmasıdır; aksi hâlde 361 ters bakiye verir.

Mahsup kısmen gerçekleşirse yalnızca gerçekleşen tutar 136’dan çıkarılır. Kalan alacak, vergi dairesinin sonraki işlemine kadar 136’da bekler. Mahsup için gösterilen bir borcu bankadan da öderseniz aynı borç iki kez kapanır; bu yüzden mahsup takvimini ödeme takvimiyle birlikte izlemenizi öneriyoruz.

Nakden iadede 102 Bankalar kaydı

Nakden iade tutarı banka hesabına geçtiğinde 102 Bankalar borç, 136 Diğer Çeşitli Alacaklar alacak yazılır. Kaydın dayanağı banka dekontudur. Tutar, alacak temliki sözleşmesiyle üçüncü bir kişiye ödenmişse kayıt 102 yerine o kişiye olan borcun izlendiği hesap üzerinden yapılır.

Teminat karşılığı alınan iadelerde teminat mektubu bir bilanço kalemi değildir. Pek çok işletme mektubun tutarını nazım hesaplarda izler, komisyon ve masraflarını ise ilgili dönemin finansman giderine yazar. Teminat çözüldüğünde nazım kayıt da ters kayıtla kapatılır.

KDV iade kontrol raporu sonrası hangi düzeltme kayıtları yapılır?

KDV iade kontrol raporu (resmi adıyla KDV İadesi Kontrol Raporu), iade talebini KDVİRA sisteminde tarayan ve olumsuzluk bulunan alışları gösteren rapordur. Raporda sorun çıkmazsa ek kayıt gerekmez; 136’daki alacak mahsup ya da tahsilatla kapanır. Olumsuzluk çıkan kısım için ise muhasebede iki ayrı yol açılır.

• İade talebinden vazgeçilen veya talep iptal edilen tutar: KDV Genel Uygulama Tebliği’ne göre mükellef, iadeye ilişkin düzeltme fişi düzenlenene kadar dilekçeyle talebini iptal ettirip tutarı indirim yoluyla telafi edebilir. Bu durumda 190 (veya 191) borç, 136 alacak yazılır ve tutar yeniden indirilecek KDV tarafına döner.
• İndirim hakkı da ortadan kalkan tutar: İnceleme sonucu belirli bir alışın KDV’sinin hiç indirilemeyeceği tespit edilirse, tutar 136’dan çıkarılır ve gider hesabına alınır. Uygulamada çoğu işletme bu tutarı 689 Diğer Olağandışı Gider ve Zararlar hesabında izler; vergisel sonucu ise dosya bazında değerlendirilir.
• İncelemeye sevk edilen ve henüz sonuçlanmayan tutar: Karar çıkana kadar kayıt değiştirilmez. Alacak 136’da ayrı bir yardımcı hesapta bekletilir, böylece kesinleşen ve bekleyen tutarlar karışmaz.

Bu düzeltmelerin hepsi, vergi dairesinin yazısına ve beyannamedeki düzeltmeye dayanmalıdır. Yalnızca tahmine göre yapılan bir ters kayıt, sonradan gelen resmi yazıyla çelişirse ikinci bir düzeltme doğurur.

Sahada sık gördüğümüz kayıt hataları

İade dosyalarını incelerken karşılaştığımız muhasebe hatalarının çoğu, kayıt tekniğinden değil dönem ve tutar uyumsuzluğundan çıkar. En sık gördüklerimiz şunlardır:

• İade kaydını tahsilat gününe bırakmak: Beyannamede devreden KDV düşer, defterde düşmez. Mizan ile beyanname arasındaki fark her ay büyür.
• Talep tutarı yerine tahmini tutarı kaydetmek: 136’ya alınan tutar, dilekçe ve beyannamedeki iade tutarıyla kuruşu kuruşuna aynı olmalıdır.
• Mahsup edilen borcu iki kez kapatmak: Vergi borcu hem bankadan ödenip hem de mahsupla kapatılırsa 360 ters bakiye verir ve fazla ödemenin iadesi için yeni bir takip başlar.
• Reddedilen tutarı 136’da unutmak: Kesinleşmiş ret, yıllarca tahsil edilemeyecek bir alacak gibi bilançoda durur.
• Döneme göre yardımcı hesap açmamak: Birden fazla dönemin iadesi aynı hesapta toplanınca hangi talebin ne kadarının kapandığı izlenemez.

Bu hataların ortak çözümü, iade dosyası ile muhasebe kaydını aynı kişinin ya da aynı ekibin izlemesidir. Biz her iade talebi için dilekçe, beyanname, KDV iade kontrol raporu ve yevmiye maddesini aynı klasörde tutuyoruz.

İade kayıtlarının finansal tablolara etkisi

136’da bekleyen iade alacağı, bilançoda dönen varlıklar arasında görünür ve işletmenin likiditesini olduğundan iyi gösterebilir. Tahsilatı uzun sürecek bir alacak, banka ve yatırımcı sunumlarında dipnotla açıklanmalıdır. Yabancı ortaklı şirketlerde ana şirketin raporlama paketinde bu kalem çoğu zaman “tax receivable” satırına eşlenir.

Kayıt düzeninin günlük işleyişi ve mizan kontrolleri için genel muhasebe hizmetlerimiz sayfasına göz atabilirsiniz. İade alacağının vergi borcundan nasıl düşüldüğünü kavramsal düzeyde merak ediyorsanız mahsup edilen ne demek yazımız konuyu kavram düzeyinde ele alıyor. KDV ve diğer beyanlarla ilgili yazılarımızın tamamı Vergi Mevzuatı kategorisinde yer alır.

Hesap kodlarının resmi tanımlarını ve işleyişlerini Gelir İdaresi Başkanlığı’ndaki 1 Sıra No’lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği sayfasında, iadenin beyanname tarafındaki kurallarını ise KDV Genel Uygulama Tebliği metninde bulabilirsiniz.