Gider Pusulası Nasıl Düzenlenir, Stopajı Nasıl Hesaplanır?

Gider pusulası, fatura düzenleme zorunluluğu olmayan bir kişiden mal aldığınızda veya ona iş yaptırdığınızda, faturanın yerine sizin düzenleyip satıcıya imzalattığınız belgedir. Belgeyi satıcı değil alıcı hazırlar; bu yüzden içerikteki her bilginin doğruluğu da alıcının sorumluluğundadır. Satıcı vergiden muaf esnafsa ödemeden gelir vergisi kesintisi yapılır ve bu tutar sizin muhtasar beyannamenizle vergi dairesine ödenir.

Bu yazıda belgenin hangi bilgileri taşıması gerektiğini, yedi günlük düzenleme süresini, esnaf muaflığından yararlananlara yapılan ödemelerdeki kesinti oranlarını ve beş örnek hesabı anlattık. Kesintinin genel mantığına girmeden, doğrudan bu belgeyle yapılan işlemlere odaklandık.

Gider pusulası nedir, faturadan farkı ne?

Gider pusulası nedir sorusunun kısa cevabı şudur: belge düzenleme yükümlülüğü olmayan satıcı adına alıcının düzenlediği, gideri kanıtlayan vesikadır. Faturada belgeyi satıcı keser, burada ise kalemi alıcı tutar. Vergiden muaf esnaf için düzenlenen belge, kanun gereği o esnafın verdiği fatura hükmündedir.

İki belge arasındaki farkı somut görmek için şu üç noktaya bakmak yeterlidir:

• Düzenleyen taraf: faturada satıcı, bu belgede alıcı.
• KDV: faturada hesaplanır, bu belgede hesaplanmaz ve gösterilmez.
• İmza: belgeyi işi yapan veya malı satan kişi de imzalar.

Bu belge yalnızca alıcının defterini ilgilendirmez. Satıcı muaf esnafsa kendisine verilen nüshayı beş yıl saklamak zorundadır; Gelir İdaresi Başkanlığı da esnaf muaflığı rehberinde bu saklama ödevini açıkça yazar.

Kimler düzenler, kime düzenlenir?

Vergi Usul Kanunu düzenleme ödevini dört gruba verir: birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenler, defter tutmak zorunda olan serbest meslek erbabı ve çiftçiler. Her türlü ticaret şirketi kanunun 177. maddesine göre birinci sınıf tüccar sayıldığı için limited ve anonim şirketler de bu ödevin içindedir.

Belge, kanunda sayılan belgeleri düzenleme zorunluluğu bulunmayan kişilere yaptırılan işler ve onlardan alınan mallar için düzenlenir. 2021’de 7338 sayılı Kanunla yapılan değişiklik kapsamı yalnızca vergiden muaf esnafla sınırlı olmaktan çıkardı. Tek istisna, gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçilerden yapılan alımlardır; onlar için müstahsil makbuzu kullanılır.

Belgede hangi bilgiler yer almalı?

Kanun, belgede bulunması gereken bilgileri tek tek sayar. Eksik bilgi taşıyan belge, vergi kanunları bakımından hiç düzenlenmemiş sayılabilir; bu nedenle formu doldururken aşağıdaki listeyi kontrol listesi gibi kullanmanızı öneririz:

• Belgenin tarihi, seri ve sıra numarası
• İşin mahiyeti ve iş ücreti ya da malın cinsi, nev’i, miktarı ve bedeli
• İşi yaptıranın veya malı alanın adı soyadı ya da unvanı ve adresi
• İşi yapanın veya malı satanın adı soyadı ve adresi
• Yapıldıysa gelir vergisi kesintisinin tutarı ve satıcıya ödenen net tutar
• Satıcının imzası

Kâğıt belgede seri ve sıra numarası kesintisiz ilerlemelidir. Kanun bu teselsülü açıkça ister; numarası atlanan ya da aynı numarayla iki kez kullanılan form, incelemede ilk sorgulanan noktalardan biridir.

Gider pusulası nasıl düzenlenir: adım adım

Düzenleme işi birkaç dakika sürer ama sıralama önemlidir. Sahada en sık gördüğümüz hata, ödemenin önce yapılıp belgenin günler sonra hatırlanmasıdır. Önerdiğimiz akış şöyle:

• Satıcının esnaf muaflığından yararlanıp yararlanmadığını öğrenin; Esnaf Vergi Muafiyeti Belgesi varsa bir örneğini alın.
• Alımın mal mı hizmet mi olduğunu belirleyin; kesinti oranı buna göre değişir.
• Brüt bedeli, kesinti tutarını ve satıcıya ödenecek net tutarı hesaplayın.
• Formu iki nüsha doldurun, satıcıya imzalatın ve bir nüshasını ona teslim edin.
• Ödemeyi mümkünse banka veya PTT aracılığıyla yapın, açıklamaya belge numarasını yazın.
• Kesintiyi o ayın muhtasar ve prim hizmet beyannamesine dahil edin.

Satıcının imzasını alamadığınız bir belge, sizin tek taraflı beyanınız olarak kalır. Bu nedenle işi teslim alırken imzayı da aynı anda almanızı öneririz.

Yedi günlük süre neden önemli?

Belge, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir. Bu süreden sonra düzenlenen belge kanun gereği hiç düzenlenmemiş sayılır. Sonuç iki yönlüdür: gider belgesiz kalır ve belge düzenlememenin cezası gündeme gelir.

Hangi belgeler pusulanın yerine geçer?

Bedeli yedi günlük süre içinde banka, yetkili ödeme kuruluşu veya PTT aracılığıyla satıcıya ödediyseniz, bu kurumların düzenlediği dekont ya da makbuz bu belgenin yerine geçer. Şart, dekontun belgede bulunması gereken bilgileri taşımasıdır. Belge düzenleme zorunluluğu olmayan kamu kurumlarının kendi mevzuatına göre verdiği belgeler de aynı işlevi görür.

Pratikte dekont açıklaması çoğu zaman kısa kalır. İşin mahiyeti, miktar ve satıcının adresi gibi bilgiler dekontta yoksa, ayrı bir belge düzenlemek daha güvenli yoldur.

Gider pusulası stopaj oranı nedir?

Gider pusulası stopaj oranı, satıcının esnaf muaflığı kapsamındaki faaliyetine ve alımın türüne göre %0 ile %10 arasında değişir. Kesinti, Gelir Vergisi Kanunu’nun 94. maddesinin 13. bendine dayanır; esnaf muaflığı bu kesintiyi kapsamaz. Kesintinin genel işleyişini stopaj rehberimizde ayrıca ele aldık.

Gelir İdaresi Başkanlığı’na göre esnaf muaflığından yararlananlara yapılan ödemelerde hurda alımları için %2, diğer mal alımları için %5, diğer hizmet alımları için %10 oranında tevkifat yapılır. Oranlar 2009/14592 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı’na dayanır. Kesintiyi şirketler, kooperatifler, dernekler ve gerçek usulde beyanname veren ticaret ve serbest meslek erbabı yapmak zorundadır.

Net tutarda anlaşıldıysa brüt nasıl bulunur?

Satıcıyla çoğu zaman eline geçecek net tutar konuşulur. Bu durumda net tutarı, 1’den kesinti oranının çıkarılmasıyla bulunan sayıya bölersiniz. Örneğin 4.500 TL net ödenecek bir hizmette brüt bedel 4.500 / 0,90 = 5.000 TL, kesinti ise 500 TL olur.

Belgeye brüt bedeli, kesinti tutarını ve neti ayrı ayrı yazın. Yalnızca neti gösteren bir belge, muhtasar beyannamedeki matrahla uyuşmaz.

Muhasebe kaydı nasıl yapılır?

Kurgusal bir örnekle ilerleyelim: bir limited şirket, gezici bir çilingire ofis kapısının kilit onarımını yaptırıyor ve brüt bedel 5.000 TL. Hizmet alımı olduğu için 500 TL kesinti yapılır, çilingire 4.500 TL ödenir.

Ertesi ay muhtasar beyanname ile kesinti ödendiğinde 360 hesabı borçlandırılarak kapatılır. Alınan kalem bir demirbaşsa gider hesabı yerine ilgili duran varlık hesabı kullanılır ve maliyet amortisman yoluyla yıllara yayılır. Kayıt düzeninin günlük işleyişi için genel muhasebe hizmetlerimiz sayfasına göz atabilirsiniz.

5 gider pusulası örneği

Aşağıdaki beş senaryo kurgusaldır; oranların farklı satıcı tiplerinde nasıl değiştiğini göstermek için hazırlandı. Her biri bir gider pusulası örneği olarak okunabilir.

Örnek 1: Gezici ayakkabı tamircisi

Bir mağaza, vitrin ürünlerinin bakımı için iş yeri açmadan gezici çalışan bir ayakkabı tamircisiyle anlaşıyor ve brüt 2.000 TL ödüyor. Tamirci küçük sanat erbabı olarak esnaf muaflığındadır ve iş hizmet alımıdır. Mağaza %10 oranında 200 TL keser, tamirciye 1.800 TL öder.

Örnek 2: Evde örülen hediyelik ürünler

Bir otel, oturduğu evde örgü ve dantel ürünler üreten bir kişiden müşteri hediyesi için 8.000 TL brüt değerinde ürün alıyor. Bu ürünler GVK’nın 9/6 bendi kapsamındadır ve oran %2’dir: 160 TL kesilir, 7.840 TL ödenir.

Satıcı aynı ürünleri internetten satıyor ve 9/10 bendi kapsamında ticari hesapla tahsilat yapıyorsa durum değişir. O hasılattan kesintiyi banka yapar ve kanun aynı tutar üzerinden ayrıca 94. madde kesintisi yapılmayacağını söyler.

Örnek 3: Kapı kapı hurda toplayan satıcı

Bir geri dönüşüm firması, iş yeri açmadan kapı kapı hurda toplayan bir kişiden 15.000 TL brüt bedelle hurda metal alıyor. Hurda alımında oran %2’dir; 300 TL kesilir, 14.700 TL ödenir. Satıcı ticari işletmelerin atıklarını düzenli olarak satın alıyorsa muaflıktan yararlanamaz; bu durumda fatura istenmelidir.

Örnek 4: Gezici satıcıdan mal alımı

Bir şantiye, motorlu araç kullanmadan gezici satış yapan bir satıcıdan iş eldiveni ve benzeri sarf malzemesi alıyor; brüt bedel 3.000 TL. Bu bir mal alımıdır ve oran %5’tir: 150 TL kesilir, 2.850 TL ödenir.

Örnek 5: Özel bir kişiden ikinci el bilgisayar

Bir danışmanlık şirketi, ticari faaliyeti olmayan bir kişiden ikinci el dizüstü bilgisayar alıyor. Satıcı belge düzenleme zorunluluğu olmayan biri olduğu için şirket belgeyi kendisi düzenler. Satıcı esnaf muaflığından yararlanan biri olmadığından 94. maddenin 13. bendindeki kesinti uygulanmaz; bilgisayar demirbaş olarak kaydedilir.

e-Gider Pusulası zorunlu mu?

e-Gider Pusulası, kâğıt belgenin elektronik ortamda düzenlenen biçimidir ve onunla aynı hukuki niteliğe sahiptir. 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’ne göre uygulama, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın riskli veya uyum düzeyi düşük bulduğu için yazılı bildirim yaptığı mükellefler dışında zorunlu değildir. Bildirim yapılan mükelleflere geçiş için en az üç ay süre verilir.

İsteğe bağlı olarak geçmek isteyen şirketin önce e-Fatura uygulamasına dahil olması gerekir. e-gider pusulası belgesinde düzenlenme saati ve dakikası, tarafların TCKN veya VKN bilgisi ile kesinti tutarı da yer alır. Başkanlık, uygulama paketini ilk kez 22.05.2026’da yayımladı ve 15.09.2026’da güncelledi; teknik ayrıntılar ebelge.gib.gov.tr adresinde duyuruluyor.

Elektronik belgenin en az bir kâğıt çıktısı satıcıya ıslak imzayla imzalatılır ve imzalı örnek düzenleyende saklanır. Başkanlığın belirlediği mükellefler için imzanın yerine satıcı bilgilerinin elektronik ortamda doğrulanması da mümkündür.

Düzenlenmezse ne olur?

Vergi Usul Kanunu’nun 353. maddesine göre bu belgenin düzenlenmemesi veya gerçek tutardan farklı düzenlenmesi halinde, belgeye yazılması gereken tutarın %10’u oranında özel usulsüzlük cezası kesilir. 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile 2026 yılı için bu ceza, bir takvim yılındaki ilk tespitte belge başına 17.000 TL’den az olamaz. Yedi günlük süre geçtikten sonra düzenlenen belge de bu kapsamda hiç düzenlenmemiş sayılır.

Cezanın yanında gider de belgesiz kalır ve kesinti yapılmadıysa vergi sorumluluğu alıcıya kalır. Belge, defterlerle birlikte ilgili yılı izleyen yıldan başlayarak beş yıl saklanır.

Sahada sık gördüğümüz hatalar

Bu belgeyle ilgili dosyalarda karşılaştığımız sorunların çoğu oran hatası değil, belgenin yanlış işlem için kullanılmasıdır:

• Fatura kesmesi gereken basit usuldeki bir esnaf için pusula düzenlemek
• Satıcının muaflık durumunu sormadan herkese aynı oranı uygulamak
• Mal ve hizmeti birlikte alıp ayrılamayan bedele %5 oran uygulamak
• Belgede yalnızca net tutarı göstermek
• Pusuladaki tutar üzerinden KDV indirmeye çalışmak

Satıcının vergi mükellefi olup olmadığından emin değilseniz, alımdan önce durumu netleştirmek sonradan düzeltme yapmaktan çok daha kolaydır. Vergi Mevzuatı kategorimizdeki diğer rehberler de belge düzeni ve beyannamelerle ilgili ayrıntıları kapsar.

Belgenin yasal dayanağı 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 234. maddesidir; esnaf muaflığı kapsamındaki ödemelerde uygulanan oranlar ise Gelir İdaresi Başkanlığı’nın esnaf muaflığı sayfasında yer alır.