Что такое виртуальный офис и можно ли использовать его как адрес компании?

Краткий ответ на вопрос, что такое виртуальный офис: это услуга, позволяющая использовать адрес бизнес-центра в качестве официального адреса Вашей компании без аренды физического рабочего пространства. Виртуальный офис — это адресная услуга, предоставляющая юридический адрес, который компания сообщает торговому реестру и налоговой инспекции, вместе с сопутствующими услугами, такими как приём почты и официальных уведомлений, ответы на телефонные звонки или переговорная комната. Да, его можно использовать в качестве центра компании, но с одним условием. Адрес должен быть правильно указан в реестре, соответствовать действительности при проверке налоговой инспекции, и официальные письма должны действительно приниматься по этому адресу.

В этой статье мы сравниваем виртуальный офис с готовым офисом и классической арендой, перечисляем шесть правил выбора центра компании с опорой на законодательство и рассказываем, на что обращать внимание в договоре. Наше наблюдение на практике однозначно: большинство проблем с виртуальным офисом возникает не из-за самого адреса, а из-за неопределённости того, кто и с какой ответственностью стоит за этим адресом.

Что такое виртуальный офис и чем он отличается от готового офиса?

В виртуальном офисе адрес компании находится в бизнес-центре, но компания не использует в этом здании постоянный стол или комнату. Поставщик услуг предоставляет адрес, принимает входящую почту и официальные уведомления и сообщает Вам о них. В зависимости от содержания пакета могут добавляться ответы на звонки, почасовая переговорная и пересылка посылок.

Готовый офис (совместный или оборудованный офис) — это физически используемое рабочее пространство с готовой мебелью и инфраструктурой. Там сидит Ваша команда, Вы принимаете клиентов. Проще говоря, готовый офис — это аренда помещения, а виртуальный офис — адресная услуга и секретарское обслуживание. Обе модели могут предлагаться рядом в одном бизнес-центре; чёткое указание в договоре, какую из них Вы приобрели, облегчит Вам дело при будущих проверках и налоговых спорах.

В классической модели аренды адрес и рабочее пространство находятся в одном месте, а ответственность целиком лежит на компании. Виртуальный офис облегчает эту нагрузку, но не снимает юридических обязанностей, связанных с адресом. На чьё бы имя ни был выделен адрес, центр, который отображается в реестре и в налоговой инспекции, — это центр Вашей компании.

Почему для компании обязателен юридический адрес?

У каждого капитального общества должен быть юридический адрес, который закон называет «центром». Этот адрес определяет, к какому управлению торгового реестра и к какой налоговой инспекции Вы будете относиться, и является адресом по умолчанию для официальной переписки. Юридический адрес компании — это не просто контактные данные; он показывает, где компания юридически «проживает».

Торговый кодекс Турции в этом вопросе однозначен. Согласно статье 339 Кодекса, в уставе акционерных обществ, а согласно статье 576 — в договоре обществ с ограниченной ответственностью указываются торговое наименование компании и место нахождения её центра. Согласно статье 40 Кодекса, каждый коммерсант в течение пятнадцати дней со дня открытия торгового предприятия регистрирует и публикует в торговом реестре по месту нахождения центра предприятия.

Сведения о центре компании постоянно отражаются и в регистровой записи. Положение о торговом реестре (Ticaret Sicili Yönetmeliği): согласно его статье 16, в свидетельстве реестра, выдаваемом компании, указывается центр предприятия, а для филиалов — адрес филиала вместе с адресом центра. Банки, государственные органы и деловые партнёры часто проверяют Ваш адрес по этому документу или по записи в MERSİS.

Законен ли виртуальный офис?

Да. В турецком законодательстве нет положения, запрещающего указывать центр компании в виртуальном офисе в бизнес-центре. Решающее значение имеет то, чтобы адрес был реальным, правильно заявлен в реестре и чтобы государственные органы могли связаться с Вами по этому адресу.

Вопрос о законности виртуального офиса правильнее читать как «при каком условии». Статья 156 Закона о налоговой процедуре определяет место деятельности как место, выделенное для осуществления коммерческой деятельности или используемое в этой деятельности. Для консультирования, разработки программного обеспечения или услуг, оказываемых удалённо, это определение вполне удовлетворяется виртуальным офисом. Для видов деятельности, требующих склада, производства или открытой для клиентов торговой точки, место фактического осуществления деятельности необходимо заявлять отдельно.

Виртуальный офис как центр компании: 6 правил юридического адреса

Следующие шесть правил по порядку собирают то, чего законодательство ожидает от Вас при выборе юридического адреса при создании компании. Каждое из них порождает ответственность перед отдельным органом (торговый реестр, налоговая инспекция, орган уведомлений).

1. Центр указывается в договоре и регистрируется в реестре

Центр компании — обязательный элемент учредительного договора. При заполнении поля адреса в MERSİS необходимо полностью указать адрес, предоставленный поставщиком виртуального офиса, с номером здания, двери и обособленного помещения. Если между центром в договоре и адресом в MERSİS есть несоответствие по провинции или району, досье может быть возвращено управлением.

2. За заявленный Вами центр отвечаете Вы

Согласно статье 24 Положения о торговом реестре, у лиц, требующих регистрации, берётся письменное обязательство; в этом документе указываются наименование предприятия, его капитал, центр, дата открытия и предмет деятельности с кодом NACE. Под обязательством указывается, что сведения достоверны и что в случае обнаружения обратного ответственность лежит на подписавших. Если эти сведения заявлены в заявлении о регистрации, отдельное обязательство не требуется. То есть поставщик виртуального офиса предоставляет адрес, но ответственность за заявление остаётся на должностном лице компании.

3. Будьте готовы к проверке налоговой инспекции

Согласно статьям 153 и 168 Закона о налоговой процедуре, управление торгового реестра направляет копию заявления о создании в налоговую инспекцию, и это уведомление делается в течение 10 дней; таким образом, уведомление компании о начале деятельности считается направленным. Затем налоговая инспекция на основании статьи 127 Закона может провести проверку по адресу, чтобы на месте изучить обстоятельства, связанные со статусом налогоплательщика.

Когда сотрудник, проводящий проверку, приходит в бизнес-центр, он хочет убедиться, что компания действительно значится по этому адресу. На практике это означает, что администратор на ресепшн знает Вашу компанию, подписанный договор на виртуальный офис находится под рукой и можно быстро связаться с уполномоченным лицом. Заблаговременное указание в договоре того, кто будет подписывать протокол проверки, — деталь, которая больше всего экономит время.

4. Официальные уведомления должны приниматься по этому адресу

Согласно статье 101 Закона о налоговой процедуре, адрес места деятельности, заявленный при начале деятельности или смене адреса, считается для налогового органа «известным адресом», и уведомление в первую очередь направляется туда. Статьи 12 и 13 Закона об уведомлениях предусматривают, что уведомление юридическому лицу вручается его уполномоченному представителю, а если представителя в рабочие часы нет на месте — одному из присутствующих там служащих или работников. В виртуальном офисе лицо, находящееся по адресу, чаще всего является сотрудником не компании, а поставщика. Поэтому необходимо указать в договоре, кто будет принимать почту и официальные уведомления и в какой срок передавать их Вам, а электронный канал держать постоянно открытым.

Позднее направление Вам принятого уведомления может привести к тому, что сроки обжалования и подачи иска будут течь не в Вашу пользу. Срок начинается со дня вручения конверта в бизнес-центре, а не со дня, когда поставщик сообщил Вам.

5. Держите открытым канал электронных уведомлений и KEP

Согласно статье 7/a Закона об уведомлениях, для всех юридических лиц частного права обязательно электронное вручение уведомлений. Статья 107/A Закона о налоговой процедуре также обязывает плательщиков корпоративного налога пользоваться системой электронных уведомлений Министерства казначейства и финансов. Словом, часть официальных писем приходит не на физический адрес, а на счета электронных уведомлений и KEP (зарегистрированная электронная почта) компании.

Для компаний, использующих виртуальный офис, эти каналы приобретают ещё большее значение, потому что по адресу Вас никто не ждёт. Рекомендуем при создании определить лицо, которое будет регулярно проверять ящик электронных уведомлений, и адрес, на который будут приходить электронные письма-оповещения.

6. При смене адреса обновите реестр и налоговую инспекцию

Когда договор на виртуальный офис заканчивается или меняется поставщик, меняется и центр. Статья 29 Положения о торговом реестре считает перенос зарегистрированного места деятельности в другое место изменением в зарегистрированных фактах и требует регистрации и этого изменения. Статья 157 Закона о налоговой процедуре предусматривает уведомление налоговой инспекции о новом адресе, а статья 168 — что это уведомление делается в течение одного месяца со дня события.

Если уведомление не сделано, прежний адрес юридически продолжает оставаться Вашим адресом. Согласно статье 35 Закона об уведомлениях, в отношении юридических лиц за основу берётся адрес в официальных записях; если новый не заявлен, уведомление, направленное по прежнему адресу, может считаться действительным. Шаги, необходимые для переноса центра, — решение общего собрания и изменение договора — мы подробно рассматриваем в отдельной статье.

Сравнение виртуального офиса, готового офиса, арендованного офиса и домашнего адреса

В таблице ниже рядом поставлены четыре варианта, которые чаще всего сравнивают при выборе центра, с точки зрения юридического адреса. Поскольку разница в стоимости сильно зависит от поставщика и города, суммы в таблице мы не приводим.

Ни один из вариантов в таблице не является единственно верным для каждой компании. Решающее значение имеет то, где осуществляется Ваша деятельность и по какому адресу с Вами будут связываться государственные органы.

Документы по юридическому адресу при создании компании: на что смотреть в договоре?

Договор на виртуальный офис — единственное Ваше основание при проверке и при уведомлении. Перед подачей заявления о создании рекомендуем проверить следующие пункты по одному:

• Адрес должен быть написан с указанием провинции, района, квартала, здания и номера обособленного помещения в том виде, в котором он будет вводиться в MERSİS
• Услуга должна прямо включать право «использования в качестве юридического адреса»
• Должны быть указаны персонал, принимающий официальные уведомления и почту, и срок, в который Вам сообщают
• Должно быть указано, какие документы поставщик покажет при проверке и кто поставит подпись
• Сколько ещё времени можно использовать адрес после окончания договора и как будут пересылаться поступающие письма
• Должны быть подтверждены собственный налоговый статус поставщика и его право пользования в бизнес-центре

Последний пункт часто упускают. Убедиться, что предоставляющая Вам адрес фирма действительно является арендатором или собственником этого обособленного помещения, снижает риск признания адреса недействительным в будущем.

Для кого виртуальный офис подходит, а для кого нет?

Виртуальный офис — разумный старт для компаний, ведущих дела на выезде, у клиента или удалённо. К этой группе относятся консультирование, разработка программного обеспечения, посредничество во внешней торговле и проектные услуги. Его часто выбирают и иностранные инвесторы, создающие в Турции новую компанию и ещё не сформировавшие команду в первые месяцы.

Вместе с тем для видов деятельности, связанных с хранением товаров, производством, эксплуатацией открытой для клиентов торговой точки или требующих муниципального разрешения, одного виртуального офиса недостаточно. Даже если эти компании держат центр в виртуальном офисе, места, которые они фактически используют, такие как склад, мастерская или магазин, они обязаны дополнительно заявить как места деятельности. Когда Вы начнёте нанимать сотрудников, то и то, где работники фактически работают, дополнительно оценивается с точки зрения записей SGK.

Например, представим инвестора, живущего за рубежом и желающего создать в Турции консалтинговую компанию (условный сценарий). Этот инвестор может указать в качестве центра виртуальный офис в бизнес-центре в Анкаре, провести создание по доверенности и отслеживать официальные письма через электронные уведомления. Если тот же инвестор через год сформирует команду из пяти человек, ему придётся рассмотреть переход в настоящее рабочее пространство и перенос центра.

Как стоимость виртуального офиса рассматривается с налоговой точки зрения?

Поставщик виртуального офиса выставляет Вам счёт за услугу адреса и секретарское обслуживание. Согласно перечню ставок НДС, опубликованному Управлением доходов Турции (Gelir İdaresi Başkanlığı), к поставкам и услугам, не указанным в приложенных перечнях, с 10.07.2023 применяется общая ставка 20%. Поскольку услуга виртуального офиса в этих перечнях отдельно не указана, счета выставляются по общей ставке.

Вычет стоимости из прибыли компании в качестве расхода зависит от того, связана ли услуга с деятельностью и надлежащим ли образом она оформлена документально. Будет ли услуга признана арендой или услугой (и, следовательно, будет ли производиться удержание налога у источника — stopaj), зависит от содержания договора и характера контрагента. Уточнение этого различия до подписания договора устраняет необходимость корректировок в первом налоговом периоде.

Ошибки с виртуальным офисом, которые мы часто встречаем на практике

Проблемы клиентов с виртуальным офисом сводятся к нескольким повторяющимся темам. Ни одна из них не делает виртуальный офис непригодным, но каждая без нужды усложняет создание компании или следующий первый год.

• Несовпадение адреса, введённого в MERSİS, с адресом в договоре буква в букву
• Отсутствие в договоре права использования в качестве юридического адреса, наличие лишь формулировки «почтовая услуга»
• Администратор на ресепшн не знает компанию в день проверки или не удаётся связаться с уполномоченным лицом
• Отсутствие того, кто следит за ящиком электронных уведомлений
• Центр не обновлён после окончания срока договора, уведомления остаются по прежнему адресу
• Компания, имеющая склад или производство, не заявляет отдельно фактически используемое место деятельности

Общее для этих ошибок — восприятие виртуального офиса как адреса, который «настроили и забыли». Между тем адрес — это точка связи компании с государственными органами, и он требует не менее регулярного контроля, чем бухгалтерия.

Как вписать виртуальный офис в план создания компании?

Рекомендуем принимать решение об адресе на том же этапе, что и решения о виде компании и капитале. Все шаги создания по порядку описаны в руководстве как открыть компанию ; виртуальный офис в этом процессе — позиция, которую необходимо определить до заявки в MERSİS. Место расходов на адрес в бюджете создания мы рассматриваем в статье о стоимости создания компании вместе с другими статьями пошлин и платежей.

С другими темами создания компаний — от видов компаний до филиала и представительства — можно ознакомиться в «Регистрация компании в Турции» нашей категории. Если Вы хотите, чтобы мы от Вашего имени провели подбор адреса, проверку договора и процесс проверки налоговой инспекцией, наша услуга по подбору виртуального офиса и юридического адреса охватывает все эти шаги.